ペーパレス化とは?導入のポイントを踏まえ徹底解説!

テレワークの普及に伴い近年、ペーパーレス化の動きも広まってきています。

それではペーパーレス化を進めることによって企業にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょうか。

今回はペーパーレス化について、メリット・デメリットを踏まえ、導入のポイントについて解説していきます。

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ペーパーレス化とは

ペーパーレス

ペーパーレス化とは、その名の通り紙(ペーパー)の利用を減らし、文書の電子化を進めPCで電子ファイルを閲覧するようにすることで業務効率を改善していく取り組みのことを差します。

具体的には、紙類の代わりにPDFやインターネットファックスを利用するようにしたり、会議前に事前に電子化した資料を配布したり電子カタログの利用や日報・勤怠管理も電子化することでペーパーレス化を進めることができます。

これまでは、紙媒体での保存が義務付けられていた文書ですが2016年に「e-文書法」「電子帳簿保存法」の法律が改正されました。

法の改正により、契約書などの重要書類に関しても電子保存が可能となり、現在では時間や場所の制約から解放された働き方改革の提唱もあり、場所や時間を問わず文書の作成や閲覧・編集ができるペーパーレス化はこれからの働き方に必要不可欠なものとなるでしょう。

ペーパーレス化のメリット

それではペーパーレス化をすることでどのようなメリットが得られるのでしょうか。

業務の効率化

ペーパーレス化の大きなメリットとして業務の効率化が挙げられます。

電子文書を利用できるようになる事で、情報の共有も簡単になり文書の修正や情報のアップデートもより簡単に行う事が出来ます。

さらに、ツールを導入することで、紙媒体を利用している時ではできなかった1つの書類を複数人で共有・確認することができるようになることで業務の効率化に繋がります。

また、電子化した書類はキーワードやタイトルで検索ができるようになるため、書類内容から簡単に必要な書類を検索することができるようになり紙媒体の管理に掛かっていた時間と工数を削減する事が出来ます。

スペースの削減

ペーパーレス化を行う事により、紙の保管スペースを削減する事が出来ます。

紙の書類が増えていく事で、書類を保管するファイルや保管するためのキャビネットやキャビネットを置くスペースを確保する必要があります。

領収書であれば法令で7年間の保管が義務付けられているように、保管する書類の量が膨大になるにつれ、オフィスのスペースに余裕がない等の理由で貸し倉庫等に書類を保管する場合は費用も発生します。

これらの書類をペーパーレス化することにより、紙代や印刷機器周りに掛かる費用をはじめとし、保管スペース・保管に必要な備品のコストを大幅に削減する事ができ、書類を保管していたオフィスの場所を有効に活用することが可能になります。

セキュリティの強化

ペーパーレス化を進めることにより、セキュリティの管理もしっかりと行えるようになります。

閲覧制限を掛けることが不可能な紙媒体の書類は鍵をかけたキャビネットに保管をする等の対処が必要でしたが、それでも紛失や改ざん紛失、火災や劣化などのリスクがあるもので、廃棄する際にも情報が漏えいしないように注意が必要でした。

一方ペーパーレス化した電子書類は部署や担当者ごとにアクセス・閲覧の制限を設けることができます。

重要な書類をクラウド上に保存することで、PCが故障してしまった時やオフィスが被災してしまった時でもバックアップからデータを復元することができます。

重要書類や機密書類に関しては、ネットワークから切り離したストレージに保存するといった方法も可能です。

 

ペーパーレス化のデメリット

コストを削減出来たり、セキュリティ面でもメリットの多いペーパーレス化ですが、もちろんペーパーレス化をすることの注意点もあります。

事前に抑えておいた方が良い注意点とは?具体的にはどのようなデメリットがあるのかを解説して行きます。

導入のコストが高い

紙の書類を電子化するためには、スキャナーやPC・タブレット端末が必要になります。

また、セキュリティ対策のためのソフトウェアの導入や、電子化した書類を活用するためには目的や必要に応じたツールを導入する必要があります。

一度必要な機材を揃えてしまえば後のコストはメリットで述べた通り抑えることができますが、初期コストが高さが導入を見送ってしまうケースもあるでしょう。

まずは導入コストとペーパーレス化をすることで削減できるコストを確認してから導入を検討する必要があるでしょう。

書類の全体が見えづらい場合がある

PCの画面やタブレットなど、書類を表示する端末の画面サイズによっては文字が小さく表示されたり見えづらくなってしまう可能性があります。

また、書類が複数枚ある場合は、紙のように全ての書類を広げて閲覧する事が出来ないため、全体の流れを一目で閲覧することは難しいと感じられる場合もあります。

システム・ネットワーク障害などの影響を受ける

ペーパーレス化でデータ化された文書はサーバー上で管理されているので、ネットワークやサーバーに何かしらの障害が発生した場合は書類にアクセスできなくなってしまう可能性があります。

一次的に書類が閲覧できなくなるだけではなく、障害の程度によっては書類そのものが失われてしまう可能性もあります。 定期的にバックアップをしっかりととることが必要です。

ペーパーレス化を進めるポイント

ペーパーレス化と言っても、ペーパーレス化をするにもしやすいものとそうではないものがあります。

社内で配布する会議の資料やデータは比較的ペーパーレス化しやすいと言えますが、契約書や発注書など社外の人と関りがある書類は相手側もペーパーレス化に対応してもらう必要があります。

導入を始めるにあたり、まずはペーパーレス化しやすいもの・できるものから対応を進めていくと良いでしょう。

紙の書類とデジタルデータを併用する

いきなり完全にペーパーレス化するというのはハードルが高いと感じる人も少なくないでしょう。

社内全体で一気に取り組まずに、まずは実験的に対応がしやすい社内の個人単位や部署単位で使用する書類を紙のものからデータ化し、社員や社外の取引先の状況を次第でペーパーレス化を進めていくと良いでしょう。

デジタル化するものとしないものを明確に分ける

すべての書類をペーパーレス化するとなると多大な時間とコストが掛かる可能性が非常に高いです。

ペーパーレス化をするにあたって、デジタル化するものとしないものを明確に分けることは非常に重要です。

先ほども述べましたが、すべてての書類をデジタル化しても契約書や発注書などは取引先ももペーパーレス化をしていなければうまく成り立ちません。

また分類をしないことで必要のないデジタル書類が増えてしまい、ペーパーレス化のメリットのひとつである検索性が損なわれてしまいます。

メリットを最大限に生かすためにも事前に分類をしっかりと行いましょう。

まとめ

ペーパーレス化をすることで、コストの削減や作業時間の短縮など作業効率が上がるというメリットがある一方で、導入初期の掛かるコストなどもありなかなか導入に踏み切れない企業も多いのではないでしょうか。

焦らずにゆっくりと、必要なツールやデジタル化すべき書類を見極めて長期的な目で持続可能なビジネスモデルを構築していく事が大切でしょう。