業務効率化におすすめの経費精算システム6選!

時間のかかる面倒な経費精算。

今回は、経費精算を手作業で行っている企業の方向けに経費精算システム導入のメリットと、経費精算を効率化できる便利なシステムを6つ紹介していきます。

P&Cラボ

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経費精算システムとは

経費 経費精算

経費精算システムとは、経費精算の申請、チェック、承認等のフローをひとつのシステムで一元管理することで効率化するものです。

経費清算の申請者・承認者・経理担当者の全ての立場の経費精算業務の負担を軽減するほか、申請ミスや承認ミスを防ぐこともできます。

経費精算システム導入のメリット

手作業で経費精算を行っている企業が経費精算システムを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか?

申請者・承認者・経理担当者の業務効率化

それぞれの立場の従業員が以下の点で業務効率化を実現できます。

申請者

手作業での申請の場合、領収書を日付順に並べなおして台紙に貼ったり、領収書を見ながら日付や金額をエクセルにを打ち込んだりとかなりの手間がかかります。

経費精算システムには申請者にかかる手間を効率化する様々な機能があります。

 

例としては

・領収書をスマートフォンやタブレット端末のカメラで撮影すると、日時、金額等必要な情報をシステムが自動でデータ化。

・交通系ICカードの履歴を自動で反映し、交通費をそのまま申請できる。

・移動区間と利用した路線を入力すると自動で料金が表示・入力される。

 

承認者

経費精算システムを利用することで、承認者も紙の領収書データと入力内容を見比べてチェックする手間を省くことができます。

また、交通費に関しては領収書がないため申請者のスケジュールと突き合わせて申請内容に誤りがないか確認する必要がありましたが、交通系ICカードから自動でデータ反映するシステムであればその必要もありません。

承認者となることが想定される管理職レベルの社員の業務負担も大幅に削減できるでしょう。

 

経理担当者

経理担当者は以下の点で効率化を実現できます。

・申請内容に不備やミスがあった場合の差し戻しがシステム上で完結する。

・申請内容の自動仕訳や、その内容の会計ソフトとの連携が可能。

・承認された内容から振込データを自動作成し、インターネットバンキングにそのデータを読み込ませるだけで振込が可能。

 

このように、申請者・承認者・経理担当者全ての立場の業務効率化が可能です。

不正の防止

経費精算システムを利用することで、不正の防止にも繋がります。

例えば、ICカード連携をしているシステムを利用すれば、実際には利用していない路線での申請による交通費の水増し請求の防止が可能です。

また、勤務していないはずの週末に発生している経費や、営業・接待経費の上限超過など、経費既定を事前に設定しておくことで自動チェック機能が働き不正支出を防止することもできます。

業務効率化におすすめの経費精算システム6選

様々なメリットのある経費精算システムですが、数多くありどれを選んだらいいか分からない…という企業の方もいらっしゃるのではないでしょうか?

今回は、業務効率化に特におすすめの経費精算システムを厳選し6つ紹介します。

おすすめ経費精算システム①クラウド経費精算freee

クラウド経費精算freee

製品名:クラウド経費精算freee

価格:ミニマムプラン 月額1,980円~ ※利用人数、機能によって変動。

クラウド経費精算freeeは会計ソフトfreeeと連携が可能です。

承認された経費は1クリックで会計ソフトに反映させることができます。

また、給与freeeと人事労務freeeも併用していれば、経費支払いを従業員の給与に含めたり、給与明細にも記載することが可能です。

主な機能は以下となります。

機能①同社が提供する会計ソフトとの連携を1クリックで行える

機能②同社が提供する給与ソフト・人事労務ソフトと連携することで経費支払いを給与とまとめたり、給与明細に記載することも可能。

機能③スマートフォンのアプリを使用すれば、領収書を撮影し数項目を入力するだけで申請が完了

交通系ICカードとの連携は行えないため交通費の清算に関しては多少不便ではあるものの、経理担当者の業務は大幅に効率化することができるシステムです。

https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

おすすめ経費精算システム②Concur Expense

Concur Expense

製品名:Concur Expense(コンカーエクスペンス)

価格:月額30,000円~ ※企業規模、レポート数によって変動

国内売上5年連続 No. 1のクラウドソリューションで、世界中で使われている安心の経費精算システムです。

経費精算業務の効率化に便利な機能が多数搭載されています。

機能① 交通系ICカードを専用端末にかざすだけで利用情報が取り込まれ、スケジュール帳や運賃検索サイトを見ながら経費精算する必要なし

機能②タクシー配車アプリや宿泊施設予約サイトなどの外部サービスとの連携で、さまざまな経費を自動でシステムに取り込みます。また、Googleマップとの連携することでガソリン代の自動計算も可能。

機能③経費規程を設定することで、自動チェックされ不正を防止。

機能④会計ソフトとの連携・振込データ作成

https://www.concur.co.jp/expense-management

おすすめ経費精算システム③Dr.経費精算

Dr.経費精算

製品名:Dr.経費精算(ドクター経費精算)

価格:領収書の枚数により課金

Dr.経費精算の他の経費精算システムとの一番の違いは「オペレーターによる入力代行」及び「領収書原本のチェック・保管・廃棄までの代行」が可能であるという点です。

領収書をカメラで撮影するという点では他のシステムと同じですが、読み取りミスや自動入力以外の箇所を入力する手間を省くことができます。

主な機能は以下の通りとなっています。

機能①交通系ICカードとの連携により交通費データを自動経費登録(定期券区間も自動控除)

機能②紙の領収書はスマホで撮影するだけで、99.9%の精度で自動入力

機能③自動仕訳しあらゆる会計ソフトへデータ連携可能。振込データの自動作成

機能④領収書原本のチェック、保管・廃棄まで代行可能

https://www.keihi.com/

おすすめ経費精算システム④マネーフォワードクラウド経費

Money Forwardクラウド経費

製品名:Money Forwardクラウド経費(マネーフォワードクラウド経費)

価格:ユーザー1名あたり月額500円~

1人あたり月額500円から使えるリーズナブルな経費精算システムです。

低価格でありながら充実した機能によって、経費精算を効率化することができます。

また、立替経費をLINE Pay、J-Coin Pay、pringなどのキャッシュレス決済で従業員に支払うことができる「キャッシュレス送金」サービスも新たに追加されています。

機能①スマートフォンアプリを使用してレシートを撮影するか、PCからマネーフォワードクラウド経費上にレシートの写真をアップロードするだけで日付、支払先、金額を自動で読み取りデータ化

機能②有料になるが、オペレーターによる代行入力も可能。

機能③自動仕訳し会計ソフトへデータ連携可能

機能④キャッシュレス決済で立て替えた費用は、リアルタイムでキャッシュレス決済での支払が可能

https://form.biz.moneyforward.com/form/expense/1873/

おすすめ経費精算システム⑤eKeihi

ekeihi

製品名:eKeihi(イーケイヒ)

価格:クラウド型 月額29,000円~
   オンプレミス型 初期費用650,000円~ + 保守費用年額72,000円~

58万人、2,300社の利用を誇る安心の経費精算システムです。

利用人数が多いほど1人当たりの料金が安くなり、リーズナブルに使える経費精算システムです。

Amazonビジネスとの連携が可能で、商品の仮押さえ、自動発注、商品の代金の自動経費精算が可能という

便利な特徴があります。

機能①交通系ICカードとの連携に加え、クレジットカードとも連携が可能で自動で明細作成

機能②交通費精算機能が充実していて便利

機能③Amazon ビジネスと連携可能でで商品選定後、eKeihiに自動で経費申請される

機能④自動仕訳、会計ソフト連携が可能

https://www.ezsoft.co.jp/ekeihi/

おすすめ経費精算システム⑥ハイ!経費

ハイ!経費

製品名:ハイ!経費

価格:1名あたり月額300円~

ハイ!経費は業界最安値の月額300円から使えるシンプルな経費精算システムです。

1名当たりの課金なので、社員数の少ない企業におすすめの経費精算システムとなっています。

機能①交通系ICカードとの連携が可能

機能②駅すぱあととの連携しているため、利用区間を入力するだけで運賃を自動計算。定期区間は自動控除。

機能③自動仕訳、会計ソフト連携が可能

https://www.hi-keihi.com

まとめ

今回は経費精算システム導入のメリットと、経費精算業務の効率化におすすめの経費精算システムを紹介しました。

利用料金はかかるものの、従業員が経費精算に費やしていた時間を大きく削減することができます。

機能や料金は多種多様です。自社に合った経費精算システムを導入し、生産性向上を目指してみてはいかがでしょうか。