2021. 8. 21 勤怠・労務

テレワークで社員を過度に監視することは間違い!【ICTツールで解決しよう】

テレワーク導入で見えなくなった社員の動き。過度に監視をするのではなく、ICTツールを導入して、お互い快適な労働環境を築き上げていきましょう。本記事でテレワークの監視、ICTツール導入について解説!

新型コロナウイルスの流行の影響で、テレワークというワーキングスタイルは企業に急速に普及し始めました。2021年の時点で約30%に留まっていますが、各企業でテレワークというワーキングスタイルが浸透したのは事実です。

しかし、テレワーク導入で問題になっているのが「社員達がちゃんと仕事に取り組んでいるのかが不明瞭」ということです。

仕事をする場所が社内ではないので、社員それぞれの仕事への取り組みが把握できません。ではどのように、社員それぞれの仕事を把握すれば良いのでしょうか。

本記事では、テレワークで社員を監視することのメリット・デメリットを含めて、ICTツールの導入が社員の管理になぜ最適なのかを解説していきます。

テレワークで社員の監視の必要はあるのか


テレワーク導入の際、社員の監視は本当に、必要なのでしょうか。

下記の図は厚生労働省がおこなった、テレワーク時に感じた課題をまとめたものです。
テレワークで感じた課題。社員の労働時間が把握できないという課題が約34%を占める
出典:厚生労働省「これからのテレワークでの働き方に関する検討会」

上記を確認すると、34.2%の人が社員の労働時間の申告が適正かどうかがわからない、という意見が出ています。

「社員が労働時間内に本当に仕事をしているのかわからない」ということです。特に、昨年からテレワークが各企業で推進されているため、一部の社員でテレワーク慣れが起きていると言われています。

テレワークに慣れて、他の仕事(副業など)をしたり、暇な時間を作ってプライベートにあてることもあるようです。

そのため、企業は社員が本当にきちんと仕事をしているのかを把握する必要が出てきました

テレワークで社員を監視することのメリット


テレワークを導入し、仮に社員を上司が監視する上でのメリットはどんなことがあるのでしょうか。

社員がサボらない

監視をすることで、1番の効果はもちろん社員がサボらないことです。テレワーク導入で、1番懸念されている問題は「社員がサボる」ことです。

会社ではなく自宅で仕事をするので、サボっても誰からも何も言われません。その時間を使って、プライベートの時間に当てる人もいるようです。

監視することで、そのようなことは一切できなくなります。

テレワークで、社員を監視することのデメリット


とはいえ、テレワークで社員を監視することはデメリットの方が大きいです。社員にとって監視されることは苦痛となり、ストレスになっていくでしょう。

社員の生産性が下がる可能性がある

社員がサボらないことはメリットですが、逆に生産性が落ちる社員が増える可能性があります。

監視されるストレスにより、仕事に集中できなくなり、生産性が低下する社員も少なくないのではないでしょうか。

特に、ストレスをため込みやすく、真面目な社員がそのような傾向を持っていると言えます。

最悪なケースとしてストレスが原因でうつ病になってしまう可能性もあります。

確かに、社員をサボらせないために、何かしらの対策は必要です。しかし、監視という行為のせいで、プレッシャーを感じてしまう社員もいることは覚えておいたほうがいいでしょう。

社員のモチベーションが下がる

監視されるということは、社員が信頼されていないと感じる可能性があります。真面目に仕事をしていた社員にとって、監視されることはモチベーションの低下を招くかもしれません。

監視とは、その人を信用していないからおこなう行為です。
上司が理由の説明もなく、急にテレワークを監視しながらおこなうと言ってきたら、自分は信頼されていないんだなと感じるのは、ごく普通の感情です。

モチベーションが下がるどころか、会社自体が信頼を失い、社員が退職するという事態にもなりかねません。

もし社内でテレワーク導入時に監視を行う場合は、社員それぞれが納得する説明が必要だと覚えておきましょう

テレワークで社員を「監視するという考え」が間違え


テレワークは社員がストレスなく多種多様な働き方ができるように導入されています。新型コロナウイルスから社員を守ることも理由の一つです。

企業が守ろうとしている社員を、いくら仕事をしないかもしれない、という理由で監視をするという考えは間違いではないでしょうか。

社員を信頼することが、企業として当たり前の行為と言えます。まずは、社員達を信頼し、そして社員の仕事の内容を監視以外で把握することが大切です。

ICT導入で、社員の仕事を把握することが重要


社員の仕事や動きを確認する方法として、ICTツールが1番効果的ではないでしょうか。ICTツールは、社員がどのようなスケジュールでどのくらい仕事をおこなっているのかを把握するために導入するものです。

ICTツールの導入は決して、社員を監視するためではありません。

ICTツールを導入することで、社員たちはある程度の緊張感を持って仕事ができる一方で、会社側もこのくらいまでは仕事してくれているという安心感を持つことができます。
つまり、ICTツールを適切に使うことで、社員と会社の間でWin-Winの関係を築くことができるのです。

社員に対するICTツールの適切な使い方


企業では、ICTツールを導入して社員の仕事や仕事内容を、どのような方法で把握しているのでしょうか。

ICTツールは社員それぞれの勤怠管理だけでなく、社員が今何をしているかを把握できる機能も備わっています

下記で詳しく解説してきます。

在席確認

在席確認はほぼ全てのICTツールに備わっている機能です。基本的に、社員が離席や会議に入った際に「在席中」「退席中」などを操作することができます。

上司はPCから社員それぞれの動きやスケジュールを確認することで、社員のその日の予定や、その週の予定を全て把握することができます。

残業時間の把握・抑制

ICTツールを導入することで、社員の残業時間の把握・抑制も行うことも可能です。

ICTツールには打刻機能がついているので、何時から何時まで働いたか、一目で把握することができます。

打刻機能や勤怠管理が付随しているICTツールを使えば、社員それぞれの残業時間の合計、残業時間が超過しそうな人の把握も可能です。

社員の残業時間が超過しそうな場合、上司がその社員の仕事状況を把握。もし、その仕事を他の人に回すことが可能であれば回したりといった調整をすることができます。
基本的には、残業せずとも終わる量のタスクを課して、ICTツールでマネジメントしていきます。しかし、それでも終わらない人はその仕事が苦手か、あるいはサボっている可能性があると判断できます。

社員ひとりひとりの生産性を把握


社員それぞれの生産性を把握することもICTツールを導入すれば可能です。勤怠管理システムが付随しているツールであれば、それをcsvかエクセルでダウンロードできます。

社員の仕事の時間と仕事のタスク量と計算して、社員それぞれの生産性を算出することが可能です。

社員の生産性を算出することができることで、下記のメリットがあります。

・社員の仕事の速さ
・社員のマネジメントを円滑に行える
・社員の仕事状況の把握がすぐに出来る

上記が分かることで、上司は部下が今何をしているのか、どんな仕事が向き不向きなのかも把握することが出来るでしょう。また、テレワーク導入で課題として挙げられる人事評価の問題も解決できます。

社員の生産性は、部下をマネジメントする上では、非常に重要な数字になるのでICTツールをうまく使い、把握していくことをおすすめします。

ICT導入でコスパ最強なのが「リモラボ」

リモラボ
ICTツールは監視機能ではなく、社員の働きやすさを追求するためのツール。これが大原則ですが、ICTツールも現在では非常に多区の種類があります。初めてテレワークを導入する場合には、どのICTツールを選べばいいのか分かりませんよね。

数あるICTツールの中から、ここでは「リモラボ」を紹介いたします。
「リモラボ」は安さと使いやすさを追求したICTツールになります。

・勤怠管理がシンプル
・社員ひとりひとりの勤務状況が把握できる
・残業時の把握・抑制
・社員ひとりひとりの生産性を把握できる
・3ヶ月無料・110円/月(1人あたり)という安さ

リモラボは3ヶ月間、無料で使用できます。3ヶ月間使用して、社員に浸透しなければ、別のツールに乗り換えることももちろん可能です。

特に驚きなのは先ほども説明したように、コストが1人あたり、110円/月です。この金額はテレワーク用ICTツールの中でもトップクラスを誇る安さです。

テレワーク導入で企業にとって問題の1つとして挙がるのはコストです。コストが高いと、どうしても小さい企業などでは手が出しにくいからです。

しかし、リモラボは破格の金額で、3ヶ月無料で使用できます。テレワーク導入でICTツールに悩んでいる企業は一度試してみてはいかがでしょうか。

リモラボ無料お試しはこちら!

ICTツールの導入も大切だが、就業規則を考え直すのも重要


テレワーク導入の際、社員それぞれが何をしているかわからない。これが理由で、ICTツールを導入する企業がほとんどです。
しかし、ICTツールの導入で、社員の仕事ぶりを完全に把握することが出来るか、と言われたら難しい場合があります。

したがって、テレワーク導入の際の、就業規則を変える必要もあるでしょう。特に、規則の中でも人事評価制度は重要です。

今まで働いた時間が長ければ長いほど美徳、ということが日本の人事評価の基準でしたが、テレワークではそうはいきません。

時間内にタスクをしっかりと終わらせて、余った時間を新しい仕事に着手することで評価が上がるというシステムの方が、テレワーク下ではマッチしているのではないでしょうか。

テレワーク導入の際は監視するためにICTツールを導入することは必須です。しかし、それと同時に、就業規則を変えていくことも重要視するべきではないでしょうか。

まとめ


テレワーク導入で、仕事を疎かにしてしまう社員も出てきてしまうのは致し方ないでしょう。

自宅で仕事をし、仕事が終わっても自宅で過ごして、翌日も自宅で仕事をする。周囲には人もいないので、サボらないことの方が難しいのではないでしょうか

それを防ぐためにも、ICTツールを導入することで、解決することが可能です。ICTツールは監視ではなく、社員それぞれの生産性や仕事ぶりの把握のために利用できます。

ICTツール導入と同時に、就業規則を変えていくことも大切です。テレワークを導入した場合、ICTツールでも社員それぞれの適正な評価をできるようにするには難しい場合があります。

ICTツールの導入と同時に就業規則を変えていく。テレワーク中でも社内で正しい評価ができるようにするために重要なことです。

これからテレワークを導入する場合に、本記事を参考にしてみてください。