打刻は労働時間を正しく把握するために必要な作業です。しかし、打刻をし忘れる”打刻ミス”はどうしても一定の割合で起きてしまいますから、労務担当者は「打刻ミスが発生する原因」を理解しながら「打刻ミスの防止策」を考えておく必要があります。

打刻ミスの原因と対処方法

打刻ミスの原因と対処方法は次の通りです。

打刻ミスが起きてしまう原因

打刻ミスの原因には主に以下のようなものが挙げられます。

● 二重打刻：出勤を2回押すなど、打刻を複数回行なってしまうこと
● 打刻忘れ：出退勤や休憩などの際、単純に打ち忘れてしまうこと
● 押し間違え：該当するボタンの選択を誤って押し間違えてしまうこと

このようなミスは打刻の習慣が身についていない新人や出勤が時間ぎりぎりの方に多く見られるため、教育係や上司がしっかり確認するように心がけましょう。

打刻ミスしてしまった場合の対処方法

打刻ミスをしてしまった場合、まずは上司へ報告させたうえで、速やかに訂正処理を行うよう指導しましょう。放置してしまうと、休暇や給与の計算が正確にできないなどのトラブルに発展します。
従業員には「迅速に対応しなかった場合、正確な給与が支払われない可能性もある」といったことを話し、注意喚起しておきましょう。

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打刻ミスを防止する3つの対策

打刻ミスをしないための対策は3つあります。

打刻に関しての具体的なルールをつくる

労働時間を正確に把握するために「出勤時と退勤時は必ず打刻する」「休憩開始・終了ともに打刻する」といったルールを定めるほか、「打刻ミスが連続した場合は始末書を書く」などペナルティを明文化する手もあります。

見える場所に注意喚起のポスターやメモを貼る

注意を促すポスターや目に入る位置にメモを貼ることで、従業員の打刻への意識を高めましょう。打刻ミスの原因や対処法、ルールを提示すれば重要性をアピールできます。
ただし、見慣れてしまうと効果が薄れるため、定期的に位置や内容を変えましょう。

通知機能の活用や声のかけ合い

手動で打刻する場合はミスは避けられないでしょう。パソコンや時計のアラーム・通知機能を活用したり、従業員同士で声をかけ合ったりするなど、企業に合った方法を実践してみましょう。
打刻機を出入り口の動線に配置するなども効果的です。

手動での打刻を廃止するのも有効

リモートワーク時はメールやチャットで始業時間と終業時間を報告させる方法で勤怠を管理している場合があるようですが、これも手動打刻の一種であることには変わりないため、一定の割合で打刻ミスが発生するでしょう。
そこでおすすめなのが、勤怠管理ツールによる自動打刻です。

たとえば、『RemoLabo』のようなツールではPC起動で自動的に作業内容の記録を始めるため、始業時間・就業時間・休憩が正しく自動で記録されます。
打刻ミスをなくし、正しく勤務時間を把握できるとともに、残業アラート通知機能などで労基法違反も防ぐことも可能です。

まとめ

打刻は労働時間を正しく把握して、従業員の給与を算出するために大切な作業です。しかし、ほとんどが手動で行う作業であるため、なかなかミスも減らないでしょう。本記事を参考に打刻ミスの原因を探り、正しい対処法を実践してください。

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