テレワークでは勤怠管理ツールを使用していても、打刻忘れが多いと言われています。
今回は、テレワークで打刻忘れを防止するための方法について説明します。
テレワークで打刻忘れが増える理由
テレワークで打刻忘れが増える理由を、企業側・被雇用者側のそれぞれの視点で紹介します。
企業側の理由
テレワークや時差出勤など勤務形態が多様化し、既存の勤怠管理で対応できなくなったことが挙げられます。
出社しない従業員は、タイムカードやICカードなどでの打刻はできません。
勤怠管理のルールや打刻方法が統一できていなことが企業側の理由と言えるでしょう。
被雇用者側の理由
テレワークにおける業務開始・終了時の打刻が習慣化されていないことが、被雇用者側の理由です。
また、新しく導入された勤怠管理に手間がかかるなど、使いにくいことも理由として考えられます。
打刻忘れを放置するのは危険？
労働時間の把握は会社の義務であり、打刻忘れを是正しないのは法令違反です。
打刻忘れがあると正確な勤務時間の把握ができませんが、給与未払いが発生した場合、訴訟に発展する可能性があります。
また、正しい労働時間の確認や勤怠記録の修正などの作業が発生することで、担当者の業務効率が低下します。
テレワークでも打刻忘れを防止するには
テレワークにおいて、打刻忘れを防止するための対策を紹介します。
ペナルティを設ける
口頭で注意しても改善されないのであれば、始末書提出などのペナルティを設けることも一つの手段です。
ペナルティを設ける場合は、就業規則で明確に規定しておきましょう。
アラームを使う
パソコンなどのアラーム機能で打刻忘れを防止できます。
曜日ごとに時刻設定をすることで、時差出勤などにも対応可能です。
決められた始業・終業時刻の5〜10分前にアラームをセットしておけば、慌てずに済むでしょう。
勤怠管理システムを見直す
スマートフォンやタブレットなどのモバイル端末で打刻する勤怠システムの導入も、おすすめです。
テレワークだけでなく営業活動などの直行直帰にも対応可能で、GPS機能を使えば位置情報も管理できます。
給与計算システムとの連携により、管理者や給与担当者の負担を大幅に減らせる点もメリットです。
RemoLaboを利用する
RemoLaboならPCを操作すると自動で操作ログを取得します。
規定数以上のマウスやキーボードの操作をしている間は勤務中として判断されるため勤務時間にカウントされ、それがなくなると終了となります。
1日の勤務時間や、開始・終了時刻が特に”打刻”という操作なしに記録されるため、打刻忘れを防ぐことができます。
勤務をメールなどでの報告制にしてる場合は、相違がないかのチェックにも役立ちます。
まとめ
テレワークでの打刻忘れには、ツールやシステムを使って仕組みで対策する必要があります。
勤怠管理システムにもさまざまな種類があるので、専門業者に相談し最適なものを導入しましょう。
