テレワークでは打刻忘れが多いと言われています。
なぜ、このような事態が起こってしまうのでしょうか。
そこで今回は、テレワークで打刻忘れが増える理由と打刻忘れを防止するための方法について解説します。

テレワークで打刻忘れが増える理由

テレワークで打刻忘れが増える理由を、企業側・被雇用者側のそれぞれの視点で見てみましょう。

企業側の理由：勤怠ルールが統一できていない

テレワークや時差出勤など勤務形態が多様化し、既存の勤怠管理で対応できなくなったことが挙げられます。

テレワークになれば当然のことながら、出社時のようにタイムカードやICカードなどでの打刻できません。
テレワークに合わせて自己申告制にした場合でも、その形式が定まっていなければ「どうしていいかわからない」と混乱を生み、打刻忘れの頻発につながります。
このように、勤怠管理のルールが統一できていなことが企業側の主な理由です。

被雇用者側の理由：テレワーク時の打刻が習慣化されていない

被雇用者側の理由としては、テレワークにおける業務開始・終了時の打刻が習慣化されていないことが挙げられます。
自己申告制の場合はうっかり記録するのを忘れてしまうこともあるでしょう。
新しく導入された勤怠管理システムだと手間がかかる、使いにくいといったことも理由として考えられます。

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打刻忘れの放置は法令違反 。訴訟つながる恐れも

連日の残業、長時間労働が当たり前だった世代・業界では「出勤していることが明白で、仕事もしっかりしているのだから打刻忘れくらいいいのでは？」との声が聞こえてきそうですが、労働安全衛生法の改正により、雇用者は労働者の労働時間を記録して労働時間を客観的に把握しなければなりません。（2019年４月施行）

つまり、労働時間の把握は会社の義務であり、打刻忘れの放置は法令に違反します。
罰則規定ではないものの是正勧告の対象となりますから、もし、勧告に従わずに労働時間を記録・正確に把握する措置を講じなかった場合は刑罰を受ける可能性も十分考えられるでしょう。

また、打刻忘れが頻発する状況を放置していると残業や休日出勤を把握できず、あるとき突然従業員から未払い給与請求訴訟を提起されることもあり得ます。

さらに、正しい労働時間の確認や勤怠記録の修正などの作業が発生することで、労務担当者の業務を煩雑化させてしまうデメリットがある点も忘れてはなりません。

テレワークでも打刻忘れを防止するには

上記のようなトラブルを回避するため、テレワークにおける打刻忘れを防止するにはどのような対策を講じればいいのでしょうか。

ペナルティを設ける

口頭で何度も注意しても改善されないのであれば、ペナルティを設ける方法が効果的です。
始末書の提出で反省を促したり、人事評価に影響する旨の警告を出したりする例が代表的ですが、減給処分や欠勤扱いとするペナルティは違法になるため、慎重に検討しましょう。
ただし、就業規則で規定されており、打刻の徹底が事前に周知されていた場合はこの限りではありません。

いずれにしても、ペナルティの課す場合は従業員にとって”不意打ち”とならないよう、ペナルティの内容をすべて就業規則に記載しておくべきです。

アラームやメール通知で知らせる

パソコンや社用スマホのアラーム機能で打刻を促したり、打刻忘れを知らせるメール通知を送ったりすることも防止策の一つです。

勤怠管理システムを見直す

簡単に打刻できる勤怠管理システムを導入も検討する価値があります。
特におすすめなのは、業務で使用するパソコンを起動するだけで自動的に打刻するタイプのもの。
パソコンを起動していれば打刻忘れは発生しないからです。

勤怠管理システムのなかには給与計算と連携できるものや、キーボード・マウスの操作ログを取得して働きぶりを可視化できるものもあるので、社内の状況に合わせて最適なシステムを比較・検討してみてはいかがでしょうか。
GPS機能付きなら位置情報も管理できますし、給与計算システムとの連携により給与担当者の負担を大幅に減らすこともできます。

勤怠管理・生産性分析ツール『RemoLabo』の例

株式会社アイ・ディ・エイチが提供する勤怠管理・生産性分析ツール『RemoLabo』は出勤・退勤などの一般的な勤怠管理のほか、PCの操作データや使用アプリ、ページ閲覧ログを常時記録し、生産性を瞬時にグラフ化することが可能です。
たとえば、労務管理者側は下のようなデータが取得できるので、従業員の働きぶりが一目瞭然に。

また、パソコンを起動するだけで打刻されるので、打刻忘れの心配もありません。
勤務をメールやチャットで自己申告制にしている場合は、その内容に相違がないかのチェックにも役立ちます。

まとめ

リモートワークを導入し、上手に運用するためには業務プロセスだけではなく、勤怠管理のDX化もある程度は必要になってきます。
そうなると「管理が難しくなりそうだ」との理由でリモートワークの導入自体を避けたがる経営者もいらっしゃいますが、最近のICTツールは非常にわかりやすいシステムになっているので心配無用です。

リモートワークの導入で打刻忘れを含めた勤怠管理を今一度見直したい場合はぜひ、ICTツールの活用を検討してみてはいかがでしょうか。

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