テレワークが浸透する中でペーパーレス化が進んでいます。
これにより印刷コストを削減できたり、管理がしやすくなったりと、さまざまなメリットがありますが、どのようにペーパーレス化を進めれば良いかわからない方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、テレワークにおけるペーパーレス化の意義やメリット、導入方法などについて解説します。テレワークのペーパーレス化を推進したいと考えている企業担当者はぜひ参考にしてみてください。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化とは、社内の書類を電子化して保存・活用することをいいます。
昨今ではテレワークが浸透した影響でこのペーパーレスが急速に進んでいますが、このような動きが見られるなぜなのでしょうか。
まずは、テレワークにペーパーレス化が必要だといわれる理由について見ていきましょう。

データでのやり取りが基本となるから

テレワークでは、オフィス内での対面コミュニケーションが難しくなります。そのため、業務連絡やドキュメントの共有はデータで行わなければなりません。また、紙よりデータの方が効率的かつ迅速なやり取りが可能です。テレワーク下で滞りなく業務を進めるためにはペーパーレス化を促進させ、データで社内の情報にアクセスできるようにする必要があります。

セキュリティ対策につながるため

紙の書類は物理的に存在する以上、紛失や盗難のリスクがありますが、データは適切なセキュリティ対策を施すことでこのような好ましくない事態から大切な情報を保護できます。
たとえば、データの暗号化やアクセス制御などのセキュリティ対策を実施することで、機密情報の漏洩防止が可能です。情報保護のセキュリティ対策の強化のためにペーパーレス化を促進する企業も少なくありません。

書類作成の手間を省くため

紙の書類を印刷・保存・管理する手間やコストを削減ができます。また、データを活用することで、書類作成の自動化やデータ分析などの作業効率化も可能です。これにより、より多くの時間とリソースを他の重要な業務に割り当てられます。

業務連絡ツールがデジタル化されているため

テレワークではメールやチャットツールでコミュニケーションツールが行われるため、書類のやり取りするためには文書をデータ化しなければなりません。紙の書類をファックスで送受信することでも対応できますが、手間を考えるとコミュニケーションツールでデータ化した文書を送受信した方が効率的です。

社会全体でSDGsに貢献するため

ペーパーレス化を進めることで紙の使用量を削減できる結果、環境への負荷を軽減し、SDGsに貢献できます。具体的には、紙を使用しないことによって森林を保護し、CO2排出量を削減することになります。また、オンラインでの業務や会議の実施によって交通量を減らし、エネルギー消費を削減することも可能に。
このように、ペーパーレス化は事業促進の面だけではなく、環境保護の面においてもメリットがあるのです。

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テレワーク実施におけるペーパーレス化が進まない要因とは？

テレワーク実施にあたりペーパーレス化を進めたいと考えている企業は多いですが、中にはなかなか進まないと悩む企業も多いはずです。ここでは、ペーパーレス化が進まない要因を4つご紹介しましょう。

書類の電子化・システムの導入に手間や費用がかかる

ペーパーレス化には既存の書類をデータ化しなければなりませんが、そのためには時間と費用といったリソースが必要です。予算が許すようであれば、専門の代行業者に依頼するのがベストですが、ペーパーレス化に予算を割けないのであれば、社員自ら進めるしかありません。一般的にペーパーレス化の作業は非常に手間と時間がかかるため、結局ペーパーレス化を見送るか、もしくは中途半端な状態になって社内が混乱することがあります。
クラウドを活用した文書管理システムの導入を検討する際にもやはりコストがかかるため、企業規模によっては導入をためらう場合もあるでしょう。

押印業務が多い

契約書をはじめとする押印業務が多い企業や事務所ではペーパーレス化が進みにくい傾向があります。
押印業務のデジタル化に伴う電子署名については2001年（平成13年）に電子署名法でその法的効力が認められていますが、紙・押印を主体とする商習慣が根強く残っている企業では電子署名に抵抗感があるようです。
また、社内では”脱ハンコ文化”に積極的であっても、取引先が難色を示せばペーパーレス化が難しくなってしまいます。

ペーパーレス化に対応できる社内インフラが整備されていない

すペーパーレス化の際の必要となる高速なインターネット接続や最新のデジタル機器が整備されていない場合はペーパーレス化が難しくなります。
一からそろえる場合は当然ながらそれなりの経費がかかりますから、「ツールがないなら仕方がない」とペーパーレス化に消極的になってしまうのも無理はありません。

テレワークでペーパーレス化を推し進めるメリット

テレワーク実施に伴うペーパーレス化には問題や懸念点があるものの、長い目で見るとペーパーレス化は企業に次のようなメリットをもたらします。

紙のコストを削減できる

紙の調達や印刷、紙の廃棄物処理にかかるコストを削減できます。また、紙の使用量を減らすことで、環境への負荷も軽減できるでしょう。具体的には、以下のような方法が挙げられます。

・電子ファイルの活用：ドキュメントやフォームを紙ではなく電子ファイルとして保存することで、印刷や紙の調達を不要にすることができます。

・オンライン共有ツールの活用：チームメンバーやクライアントとのコミュニケーションやファイル共有にオンラインツールを使用することで、印刷や紙の郵送を不要にすることができます。

セキュリティ対策になる

ペーパーレス化ではインターネットをフル活用することになりますが、適切なセキュリティ対策を施すことで大切な情報を保護できます。パスワードや暗号化などの対策を講じることで、不正アクセスや情報漏洩のリスク低減が可能です。また、データで管理することには以下のようなメリットもあります。

・データの信頼性が向上する：セキュリティ対策を行うことでデータの改ざんや破損のリスクを減らし、正確な情報を保持できます。

・顧客の信頼度が向上する：セキュリティ対策を実施することで、顧客の個人情報や取引データの保護が強化されます。これにより顧客の信頼度が向上し、長期的かつ良好な関係を維持できるようになります。

テレワークを導入しやすくなる

ペーパーレス化により、オフィスに依存せずにテレワークをスムーズに導入できるようになります。
また、従業員がオフィスに出勤する必要がなくなれば、物件の賃料や電気光熱費などオフィスの維持コスト、従業員の交通費を削減でき、利益率を高めた会社運営が可能になるでしょう。

書類を管理しやすい

書類を電子化すれば物理的な制約がなくなるため、次のように効率的に管理できるようになります。

• 必要な情報を素早く見つけられる
• 書類の紛失や破損のリスクが軽減する
• 書類の保管場所を維持するコストを削減できる
• データの書き換えをリアルタイムに反映させられる

生産性の向上により労働時間を短縮できる

業務のデジタル化により、生産性が向上し、労働時間を短縮することができます。印刷にかかる時間を短縮できるだけでなく、出社が不要になったことにより通勤時間を短縮でき生産性を向上させられるメリットもあります。

テレワークにおけるペーパーレス化の手順

最後に、テレワークに伴うペーパーレス化を導入する方法を3つご紹介します。

自社に必要なツールやシステムを選定する

まず、自社に必要なツールやシステムを選定し導入することが重要です。データ管理や業務フローの効率化をサポートしてくれるツールやシステムを選ぶことで、ペーパーレス化を進めやすくなります。
たとえば、クラウドベースのデータ管理システムや業務自動化ツールなどを活用する方法があります。

業務のフローを整備する

次に、業務プロセスをデジタル化し、ペーパーレス化に適したフローを整備する必要があります。
具体的には、電子メールやプロジェクト管理ツールを活用したコミュニケーション、タスク管理を行うことで業務全体のフローを整えることができます。

ペーパーレス化する書類の順番を決める

最後に、ペーパーレス化する書類の順番を決める必要があります。重要な書類から順にデータ化を進めていきましょう。ただし、一度に全ての書類をデータ化する必要はありません。必要な箇所や手がつけられる箇所から少しずつ進めていきましょう。

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まとめ

今回は、テレワークにおけるペーパーレス化の意義やメリット、導入方法などについて解説しました。テレワークにおいてペーパーレス化は重要な課題であり、これを進めるためには適切なツールやシステムの導入、業務フローの整備が必要です。
ペーパーレス化にはコスト削減やセキュリティ対策、テレワークの導入の容易化などの多くのメリットがありますから、テレワークの実施を検討している場合には早い段階でペーパーレス化を推進し、効果的な業務環境を実現してください。

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