「リモートワークのコミュニケーションって、どうやったらうまくいくのだろう」と悩んでいる方は多いものです。
しかし、リモートワークでも心がけや工夫次第で円滑なコミュニケーションが可能であることをご存知でしょうか。
今回は、社員同士で意思疎通がうまくできていないと感じている方のために、リモートワークにおけるコミュニケーション不足を解消する方法について説明します。また、オンライン会議におけるコミュニケーションの工夫ついてもお伝えしますので、ぜひお試しください。

リモートワークのコミュニケーションが不足する理由

リモートワークを導入している多くの企業が、社員同士のコミュニケーション問題を今後の課題として取り上げています。対面でのコミュニケーションに比べてリモートワークではコミュニケーションがどうしても不足してしまいがちです。十分にコミュニケーションが取れなければ、業務が滞ってしまうケースもあるでしょう。
では具体的に、どのような理由でコミュニケーション不足が生じているのか、見ていきましょう。

テキストでのやりとりが中心になる

対面でのコミュニケーションは、言葉そのものに加えて声のトーンや表情、ジェスチャーなどの非言語が入ることで、相手の感情や言葉のニュアンスが伝わりやすくなります。
しかし、リモートワークではテキストのやりとりが中心になるため、非言語の情報はほとんどありません。相手をテキストから解釈するしかないので、対面よりも誤解が生じやすい場合があります。

会話によるコミュニケーションが少なくなる

テキストだけではなく、会話も人間関係を築くうえでとても重要です。
リモートワークが浸透した現在はリモートでの採用活動を行う企業が増えていますが、面接は電話やビデオアプリで行われることがほとんどなのは、このためでしょう。
たとえば感謝や複雑な状況、重要事項など、直接話した方が伝わりやすい場合でも、リモートワークでは相手の状況がわからず、声をかけるタイミングを逃しがちになります。

業務内容の報告ばかりになる

リモートワークではテキスト中心になるため、どうしてもコミュニケーションの内容が業務の報告などに偏っていきます。
オフィスに出社した際に交わすちょっとした雑談は決して無駄ではありません。
一見仕事とは関係ない話題を話していたとしても、相手の表情や話し方などから業務の問題点や部下の悩みを発見できることもあるのです。

＜RemoLaboなら「誰が」「いつ」「どんな業務に」「どれだけ時間を費やしたか」を確認して適切な評価で社員を大切にできます。詳細はこちらから＞

リモートワークのコミュニケーションの不足を解消する5のコツ

リモートワークでは、同じ空間に上司や同僚、部下がいないので会話が減ってしまうのは仕方がありません。しかし、リモートワークを続けるのであれば、仕事の効率も高めながら、コミュニケーションをうまく取って企業側・従業員側の双方にメリットのある働き方を実現したいもの。
では、どのように行動すれば良い結果を導けるのでしょうか。
ここからは、リモートワークのコミュニケーション不足を解消するポイントを解説します。

ポイント①素早い回答を心がける

質問や意見を求められた際は、可能な限り早く回答しましょう。状況が見えないからこそ、素早い対応を心がけると相手からの信頼度は高くなります。ただし、相手に同じ対応を期待するのは避けた方がいいかもしれません。いわゆる“なるはや”の回答はあくま自分自分の心がけとして捉えておきましょう。
どうしても回答を急ぐ場合は、その旨や回答期限を伝えておくことをおすすめします。

ポイント②予定を共有する

チームで仕事をしている場合、一緒に仕事をするメンバーが何をしているのか理解していないと業務がスムーズに進みません。あらかじめ、お互いの予定を共有して業務の進捗状況をまめに報告するのはもちろん、体調不良なども早めに相談すると安心して仕事をすすめられます。
お互いが気持ちよく仕事をするには、相手の状況を理解してコミュニケーションを気遣いが必要です。

ポイント③要点を伝える

メールやチャットで何かを伝える際、頭に浮かんだことを文章にするだけでは要点が伝わらず相手は読みづらいだけです。相手が素早く理解できるよう、確認したい点や伝えたい点を整理して伝えるようにしましょう。
要点を箇条書きにまとめるなど、テキスト中心のコミュニケーションでは「見やすさ」や「読みやすさ」が重要です。

ポイント④オンライン会議はカメラをONにする

リモートワークでは、ほとんどの会議はオンラインで行われます。カメラOFFでの参加が認められていても、できるだけカメラをONにしてお互いの表情を確認できる状態にしておくと良いでしょう。
相手の存在を身近に感じたり、お互いに気配りできたりするので、コミュニケーションが取りやすくなります。

ポイント⑤意識的に雑談する

仕事をするうえで、業務と関係ない雑談は不必要と思われがちです。しかし、雑談は気分を切り替えたり、仕事仲間との信頼関係を築いたりするのに有益なのです。
オフィスで仕事をする場合は、相手の状況がわかるので気軽に話しかけて雑談に発展する場合があるかもしれませんが、リモートワークではそのような状況にはならないのが現実ではないでしょうか。気軽にいつでも雑談ができる状況であれば、不安感や孤独感が増すことはありません。

リモートワークにおけるコミュニケーションの注意点

リモートワークにおけるコミュニケーション不足を解消するポイントがわかってもなお、注意しなければならないことがいくつかあります。

相手に即レスを求めない

一般的なビジネスマナーでは、なるべく早く返信した方がいいとされています。しかし、リモートワークでは一緒に仕事をする相手の状況が見えないため、ときに過度なプレッシャーを相手に与えてしまいかねません。
自分が即レスを心がけるのは問題ありませんが、相手に強く求めすぎないように注意しましょう。一方的なコミュニケーションは相手に負担をかけてしまうだけです。

自己管理を徹底する

リモートワークでは、サボるつもりはなくてもついつい昼休みを長く取ったり、家事をしたりなど、自己管理が徹底できないケースが見られます。
仕事に集中できる環境づくりをしておかなければ、大切な情報を見落として回答が遅れたり、会議の時間を見過ごしたりして相手に迷惑をかけてしまうでしょう。
リモートワークのコミュニケーションエラーをなくすためには、自己管理が欠かせません。

オンライン会議におけるコミュニケーションの工夫

筑波大学「働く人への心理支援開発研究センター」が行った調査によると、オンライン会議におけるコミュニケーション問題の中で該当率が高かったのは「相手の表情やしぐさなどが分かりにくい」というものでした。
（参考：「テレワークによる社内コミュニケーションの変化」 に関する調査結果（速報））

この結果を踏まえ、オンライン会議におけるコミュニケーションの工夫についてもいくつかご紹介します。

背景や周りの音に気をつける

会議に集中できる環境を作るのはもちろんですが、画面の向こうの相手にも配慮しなければなりません。プライベートの様子が見えないよう、画面に映り込む背景やカメラの位置が適切か、会議前に確認しましょう。表情や声のトーンがきちんと伝わるように気をつけておくと、コミュニケーションが取りやすくなります。
また、雑音をできる限りなくす工夫も必要です。発言しないときはマイクをミュートにしたり、音量を下げたりしてハウリングが起こらないようにしましょう。ハウリングによって、大事な話を聞き逃してしまったり、会議を中断したりする問題が生じます。

オンライン会議前に資料共有する

会議の資料が準備できている場合は会議前の共有をおすすめします。なぜなら、参加者のもとにあらかじめ資料があれば、どのような話し合いになるのかイメージができるからです。
会議中のコミュニケーションを活性化させるためには、参加者の理解度を深めておくなどの工夫が必要です。

進行役を設ける

会議の流れを舵取りする進行役がいると、コミュニケーションが偏るなどの問題を避けられます。オンライン会議ではテーマや論点によって積極的に発言する方と、そうでない方に分かれる場合がありますが、進行役がいれば特定の方の話が長引いたり、話題がそれたりした場合、適宜軌道修正できるでしょう。
また進行役は、発言するタイミングを持てない方に声をかけたり、参加者が発言しやすい質問を投げかけたりもできます。

1on1ミーティングを取り入れる

1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行う対話です。オンライン会議で発言を躊躇する様子が見られたり、慢性的なコミュニケーション不足を感じたりする場合は、会議後に1on1ミーティングを提案してみるのも効果的でしょう。
1on1ミーティングには目標管理や人事評価だけでなく、雑談や悩みを聞くなどして信頼関係を築く目的もあります。社員の抱えている問題の解決や能力を引き出すコミュニケーションができれば、組織全体のマネジメント効果も期待できるでしょう。

通信状況を安定させる

オンライン会議の質はシステムの通信状況に左右される場合があります。通信量と通信速度を考慮してインターネット環境をしっかり整えましょう。回線状況によって音質や画質が落ちたり、会議が中断したりして、重要な情報を聞き取れなかったり、伝わらなかったりとコミュニケーションに問題が生じます。

＜テレワーク時の出退勤時間、まだ自己申告制ですか？「RemoLabo」ならPCの起動時間を自動的に記録！操作ログも確認できるから働きぶりもしっかり把握可能に。詳細はこちらから＞

リモートワークのコミュニケーションに必須のツール

リモートワークでコミュニケーションの場を作るには、ツールの整備が必須です。
ここでは「ビジネスチャット」「Web会議システム」「バーチャルオフィス」の3つのツールについてご紹介します。

ビジネスチャット

SNSなどのコミュニケーションに親しみのある世代にとっては使いやすいコミュニケーションツールです。メールと比べて定型文的なやりとりは求められない傾向で、複数人でのやり取りも可能です。業務連絡用と雑談用にチャットを分類するなど工夫すれば、よりコミュニケーションが取りやすくなるでしょう。
スマートフォンやタブレットなどさまざまな端末からアクセスが可能なうえに、セキュリティ対策も充実しているので安心して利用できます。

Web会議システム

テキストだけでのコミュニケーションには限界があります。Web会議システムの活用で、テキストだけでは伝わりにくい細かな説明や、資料を用いた情報の共有が可能です。
また、画面を通して相手の表情を見たり、声を聞いたりできるため、安心感が持てるほか、チームで仕事をする一体感が得られます。
さらに、パソコンやスマートフォンに搭載されているカメラやマイクを利用できるため、導入しやすく手軽に環境を整えられる点がメリットといえるでしょう。

バーチャルオフィス

仮想空間上にオフィスを擬似的に構築し、リモートワークでもコミュニケーションを活性化できるツールです。実際のオフィスのように、自分の周りで業務する同僚が可視化されるので、孤立感が生まれません。
誰が、どこで、何をしているのか状況がすぐにわかり、ツールによっては勤怠管理や生産管理機能などを備えているものもあります。

まとめ

リモートワークでは、コミュニケーション不足が大きな課題です。
自分の状況や予定を積極的に共有したり、オンライン会議ではカメラをONにしたりするなど、意識してコミュニケーションを取る工夫が必要でしょう。
リモートワークのコミュニケーションがうまくできず悩んでいる方は、ビジネスチャットなどのツールを活用して、積極的に上司や同僚、部下とのコミュニケーションを取り入れてみてはいかがでしょうか。

【始める前に知っておくべき】テレワークのメリット・デメリット

この記事では、在宅勤務の未経験者やテレワークの導入を検討している事業主の方に向け、テレワークのメリット・デメリットを企業側・従業員側それぞれの視点で検証し、課題解決方法を…

【服装は心の表れ】テレワーク時に着るべき服装とは？男女別に紹介！

「テレワーク時の服装は寝起き時の服装のままがいいな。」 「テレワークだから着替えるのが面倒くさい。でも突然のテレビ会議とかで服装に困るな。」 テレワーク時にこのようなこと…

テレワーク導入の際に起こる3つの問題点とは？改善策も紹介

テレワークを導入すると、コミュニケーションや労務管理などに支障が出る可能性がありますが、状況に適した改善策を実践して業務を効率化させることが大切です。 ここでは、テレワー…