【リモート会議に必要なもの】設備を選ぶ5つのポイント
リモートワークが増える中、会議をオンラインで行う会社が多くなりましたが、同時に設備が不十分でストレスを抱えることが増えていないでしょうか。
そこで今回は、リモート会議を快適に行うために必要な設備を紹介します。また、選び方のポイントについても解説しますので、ぜひ参考になさってください。
リモート会議とは？
多様性のある働き方が普及している中、多くの企業が「リモート会議」を取り入れています。
リモート会議とは、お互いに離れた場所で行う会議の総称であり、ZoomやMicrosoft Teams、Google Meetなど、インターネット回線を利用するオンライン会議（Web会議）のほかに、電話会議やテレビ会議なども該当します。
リモート会議もオンライン会議（Web会議）も離れた場所にいる者同士が行う会議のため、ほぼ同じ意味で使われることが多いようです。
＜「勤務時間の把握だけでは物足りない」。こう考えていませんか？RemoLaboなら仕事の内容を重視した労務管理が可能です＞
リモート会議に必要な設備
リモートワークを導入している企業ではリモートワークに対応した形態での会議が行われることになります。この点、インターネット回線を利用したオンライン会議は働き方の多様化に対応できるため、リモートワークを導入している多くの企業で取り入れられています。
ただ、オンライン（インターネット）のリモート会議には準備しなければならないものがいくつかあるので、ここではリモート会議に必要なシステムやアイテムをご紹介します。
Web会議システム
インターネット回線を通して会議を行う場合は、Web会議システムを利用します。インターネットが使える環境であれば、日本だけでなく世界中で会議が可能です。
これらのWeb会議システムには無料版と有料版があります。無料版の多くはURLを知っていれば誰でも参加可能です。しかし、会議の参加人数やシステムの利用時間、不正侵入を防ぐための対策は制限されるため、機密情報を取り扱う企業ではセキュリティの観点からも有料版を利用した方が良いでしょう。
インターネット回線
オンライン会議（Web会議）をするなら、インターネット回線が必須です。しかし、回線が安定していなければ、会議中に通信が途切れる可能性がありますから、「インターネットにつながれば何でもいい」というわけにはいきません。
この点、インターネット回線に安定感や速度を求めるのであれば光回線が最適です。
これらの光回線は利用料金はもちろん、提供エリアが限られるなど、事業者によってサービスや特徴が異なるので注意してください。
Webカメラ
基本的には、パソコン内蔵のカメラやタブレット、スマートフォンのインカメラで会議を行うことは可能です。しかし、参加人数や環境によっては画角や画質が不十分なケースがあるでしょう。
実際、参加人数が多いとパソコンやスマートフォン内蔵のカメラでは参加者の表情や会議室全体の様子を映すことが難しくなります。
ヘッドセット
マイクとスピーカーも快適なリモート会議のためには重要なアイテムです。デバイス内蔵のマイクとスピーカーも利用できますが、ノイズなどにより声が聞き取りにくいケースもあります。
頭部に装着するヘッドセットならマイクが口元にあるので周りの余計な音が入る心配はありません。自宅でリモートワークするときなどは、雑音などが入らないのでまわりに迷惑をかけずに会議に参加できます。
リモート会議に必要な設備の選び方
リモート会議に必要な設備を選ぶポイントとして「使いやすさ」「機能性」「コストパフォーマンス」「セキュリティ機能」「サポート体制」があります。これらすべてがバランスよく備わっていれば、会議中にストレスを感じることはないでしょう。
ここでは、それぞれのポイントについて解説します。
ポイント①使いやすさ
ITリテラシーは利用者によって異なります。仕事以外のプライベートで、日頃からさまざまなツールを使用している方とそうでない方では「使いやすさ」の感覚に差が生じてしまいますから、誰でも直感的に操作が可能なツールでなければ、リモート会議にスムーズに参加できない事態が発生する可能性があるでしょう。
ポイント②機能性
機能性についてもしっかりチェックしなければなりません。リモート会議に必要な最低限の機能は映像と音声の共有です。会議は資料を見ながら行う場合が多いので、画面共有の機能があるツールは便利でしょう。
また、レコーディング可能なツールであれば会議を振り返ったり、リアルタイムで参加できなかった方と共有できたりします。
ポイント③コストパフォーマンス
インターネット回線を利用するWeb会議システムには、無料版と有料版があります。
例えばZoomの場合だと、無料アカウントで主催されたミーティングの場合でも40分は無料で利用できますし、ほかの参加者も無料アカウントで問題ないのでコストが抑えられるでしょう。長時間のミーティングがあまりない組織であれば無料アカウントで十分かもしれません。
一方、機器類を企業内に設置してシステム運用するオンプレミス型のWeb会議システムは、機能性やカスタマイズ性は高いものの、導入費用が高くなるデメリットがあります。
ポイント④セキュリティ機能
使用するシステムのツールによってセキュリティ機能はさまざまです。不正アクセスなどの被害に遭わないように、対策は万全にしなければなりません。ZoomやWebexなどで幅広く導入されているエンドツーエンド暗号化の技術は通信相手との間のみでメッセージの送受信が可能です。
リモート会議を安心安全に実施するには、このように暗号化が施されているかどうかのチェックは欠かせません。
ポイント⑤サポート体制の有無
オンライン会議（Web会議）システムの事業者ごとに提供するサービスやサポート体制が異なります。トラブルが発生した場合、迅速に対応してもらうには、電話、メール、出張、リモートなどのサポート体制が充実していなければ安心できません。また、海外事業者のシステムを利用する場合は日本語に対応しているかどうかの確認も必要です。
リモート会議のやり方
これまでリモート会議に必要な設備や選び方をお伝えしてきましたが、ここからは実際にどのように使うのか、利用者が多いZoomを例にして会議のやり方を解説します。
主催者
Zoomを立ち上げて、すぐに会議を始めるときは「新規ミーティング」を使います。
参加者を招待するには「招待」をクリックし、URLを取得してメッセージツールで連絡してください。URLは、画面下部の「URLコピー」から取得できます。日時を指定する場合は「スケジュール」を使います。
会議が終わったら「ミーティングの終了」または「ミーティングから退室」をクリックするだけで終了できます。
参加者
主催者から共有されたURLをクリックし、Zoomのホーム画面にある「ミーティングに参加」をクリックして会議に加わります。ミーティングIDと自分の表示名、パスコードを入力すると、主催者から入室が許可されるでしょう。会議が終わったら「終了」をクリックし「ミーティングを退出」で終わりです。
画面共有
参加者全員の画面に表示できる画面共有機能は、プレゼンテーションや資料を共有しながらのミーティングの際に便利な機能です。主催者・参加者とも画面の共有が可能で、画面の下に表示されている「画面共有」をクリックすると、自分が開いているアプリケーションの画面が表示されるので、共有したい画面を選択します。
リモート会議にあると便利な設備
以上、リモート会議を行うために最低限必要な設備は紹介しましたが、重視するアイテムは人それぞれではないでしょうか。
ここでは、リモート会議に必ずしも必要なわけではないものの、リモートワークをより快適にし、会議中のストレスを軽減する設備をご紹介します。
大型液晶モニター
パソコンやタブレットの小さい画面では、相手の表情が読み取りにくい場合があります。
また、資料を共有するミーティングでは、文字や表などが見にくいとストレスに感じるかもしれません。会議の参加者が大人数の場合は、大型の液晶モニターがあると便利でしょう。目線にモニターの高さを合わせると、姿勢が保たれて疲れません。
照明器具
ライトなどの照明器具があれば、暗い部屋でも表情を明るく映し出せます。
リモート会議では天候や時間によって部屋が暗かったり、表情が上手く映らなかったりなどの課題が出てきますが、常に明るい表情を映し出すためのライトなどがあると便利です。デバイスに直接接続できるUSBタイプは、電源の確保が難しい場所でも使いやすいでしょう。
・パーテーション
防音や覗き見対策を万全にしたい場合は、まわりの雑音や覗き見によって情報が漏れてしまう不安を解消してくれるパーテーションを使用するといいかもしれません。
素材の特徴を活かして吸音性に優れた商品や、持ち運びに便利なタイプもあります。使用用途に合わせて検討してはいかがでしょうか。
＜アカウント登録＋クライアントツールのインストール＋簡単な初期設定。RemoLoboならたったこれだけでリモートワークの労務・勤怠管理をスタートできます。無料トライアルはこちらから＞
まとめ
ストレスを感じないリモート会議には、快適なインターネット回線や機能性の高いカメラやヘッドセットが求められます。設備の選び方については、使いやすさはもちろんのこと、コストやセキュリティ面、またサポート体制が充実しているかどうかも重要なポイントです。
何を基準に設備を選べば良いか悩んでいる方は、自身のストレスを軽減できるアイテムを優先して選んでください。
（参考）
Microsoft Teams
Zoom
Google Meet
Webex
NURO光
eo光
auひかり
ピカラ光
テレワーク導入の際に起こる3つの問題点とは？改善策も紹介
テレワークを導入すると、コミュニケーションや労務管理などに支障が出る可能性がありますが、状況に適した改善策を実践して業務を効率化させることが大切です。 ここでは、テレワー…
【服装は心の表れ】テレワーク時に着るべき服装とは？男女別に紹介！
「テレワーク時の服装は寝起き時の服装のままがいいな。」 「テレワークだから着替えるのが面倒くさい。でも突然のテレビ会議とかで服装に困るな。」 テレワーク時にこのようなこと…
リモートワークのコミュニケーション不足を解消する5つのコツ
コミュニケーションが不足がちになるリモートワーク。しかし、心がけや工夫次第で円滑なコミュニケーションが取れることをご存知でしょうか。 今回は、リモートワークのコミュニケー…
おすすめ記事
同じタグの記事を探す
リモートワークの関連記事
