テレワークが始まったら、職場のオフィスで仕事していた時よりも「コミュニケーションがとりにくくなった」と感じたことはありませんか？
テレワーカーへのアンケート調査や論文によると、テレワーク時のコミュニケーション不足に不安や悩みを抱えている人が一定数いることが分かっています。
本記事では、今後ますます増えていく「コミュニケーション課題」の改善策を、テレワーク導入の成功事例を元に解説します。
今日からすぐ使える「ビジネスチャットでうまくコミュニケーションをとるポイント・コツ」もまとめたので、コミュニケーション不足に悩んでいる方や部下の労働環境を改善したい事業主の方は、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークにおけるコミュニケーションの不安とは？
テレワークが始まったことで、他の人たちはどのような不安や悩みを抱えているのでしょうか？
在宅勤務者へのアンケート調査では、特にコミュニケーションについての課題が多く上がっています。
※画像引用元：PRTIMES -「業務で関わりのある職場の人との関係性変化の図」
6割の人が「職場の人が何をしているか分からない」「話さない人が増えた」と回答し、4割の人が「距離を感じるようになった」「意見や提案をしにくくなった」と答えています。
特に20代・30代の5割以上の人が「自分がどう映っているか不安」と答えており、リモートでのコミュニケーション不足で不安感が強まっているのが分かります。
若い世代ほど目上の人に連絡するタイミングが読めず、聞きたいことが聞けなかったり、遠慮してしまったりといった問題もあるようです。
PRTIMES 在宅勤務者3,000人に聞くテレワークのコミュニケーション調査より引用
厚生労働省が推奨しているテレワークリーフレット
テレワーク時のコミュニケーション課題については、厚生労働省が発行している「テレワークのリーフレット」でも触れられています。
安全衛生面についての「ルールの確認 (労務管理) 」の章で、テレワーク時の孤独や不安感を解消するために、オンライン会議を使って上司・部下・同僚とコミュニケーションを取るようすすめています。
コミュニケーション不足を改善する方法はこの3つ！
テレワークのコミュニケーション課題を解決するには、土台となる仕組み作りが必要です。
ご自分の働く職場で、次の3つのポイントができているか確認しながら読み進めていただければと思います。
・オンラインツール環境
・目標の明確化
・状況(業務・進捗・課題)の共有
オンラインツール環境
テレワーク導入時には、「オンライン会議システム」「ビジネスチャットツール」「プロジェクト・タスク管理システム」が必須となります。
社員やスタッフそれぞれが別々のシステムを使うと、データ共有が難しくなり業務遂行のスピードや精度が落ちるため、必ず会社側で推奨環境を整えるようにしましょう。
目標の明確化
チームを組んでリモートでプロジェクトを進めていく場合、目標が明確になっていないと効率よく仕事ができません。
文章だけでプロジェクトの意図を説明するのが難しい場合は、オンライン会議などでスライドや画像を使いながら目標を共有することが大事です。
状況(業務・進捗・課題)の共有
オフィスで仕事をしている時は、業務の進捗具合の確認が自然とできていたと思いますが、在宅勤務などのリモートワークでは目視による確認ができません。
そのためチャットやメールなどで、こまめに進捗などの情報共有をする必要があります。
また、個人個人の課題や悩みについては、1対1でミーティングする場を設けるなどして、上司・部下・同僚がお互い積極的にコミュニケーションをとるようにする姿勢が大事です。
テレワーク導入に成功している企業の事例
実際にテレワークを導入し、通勤コストなどの削減の成功だけでなく、社員やスタッフの働きやすさの面でも成果を出している会社5社を紹介します。
楽天コミュニケーションズ
楽天コミュニケーションズは楽天グループの子会社で、主にモバイル・クラウドサービスなどの固定系通信サービス (IP電話、インターネット接続サービスなど) をおこなっている会社です。
テレワーク時のコミュニケーション不足を改善するため、「1on1ミーティング」で相談しやすい環境を作っています。
また、オンライン会議では常に映像共有を義務付け、「同期の社員」「今月が誕生月の社員」のような独自のグルーピングも取り入れて場の雰囲気に変化を付けるように心がけているそうです。
日本マイクロソフト
日本マイクロソフトは品川区に拠点を置く、Microsoftの子会社です。
コロナ以前より社内テレワークは導入されていましたが、近年、
・仕事できる場所の制限を撤廃
・日数の利用制限をなくす
・前日まで上司にメールで申請すれば許可が取れる
といった規則に変更されました。
以前は仕事できる場所は「自宅のみ」「リモートできるのは週3日まで」「申請は2週間前まで」などの制限がありましたが、現在はより柔軟性のある働き方を目指している姿勢がうかがえます。
DELL
DELLはアメリカの多国籍コンピュータテクノロジー企業で、米国および世界各国で16万5000人以上の従業員を雇用している世界最大級のテクノロジー企業です。
コロナ以前からテレワークを導入しており、リモート時のオフィス＆通勤コスト削減の試算と、職場環境についてのデータを公開しています。
自社のテレワークのノウハウを活用し、従業員のIT環境を整える製品を「テレワークパッケージ」として販売しているのも特徴的です。
サイボウズ
サイボウズ株式会社は、東京都に本社を置くソフトウェア開発会社です。
「働き方宣言制度」など各種福利厚生を充実させ、社員満足度向上に成功しています。
また、離職率を4〜5％程度に抑えるなど、数値の面でも結果を出しているため、テレワーク導入企業の手本としても注目されています。
ガイアックス
株式会社ガイアックスは、千代田区に本社を置くソーシャルメディアやアプリ事業をおこなっている会社です。
テレワーク時の職場環境について、従業員からのフィードバックを受けながら改善した結果、離職率0％を達成。同時に売り上げを5倍に飛躍させています。
「リモートワーク費」として手当を支給したり、「従業員幸福度」の調査結果を重視して改善したりと、独自のアイディアでテレワークのストレス軽減に務めています。
テレワーク時のチャットコミュニケーションのポイント・コツ
テレワークではSlackやChatWorkなどのビジネスチャットツールを使ってやり取りをしますが、チャットツールではメールのような文頭の挨拶や定型的な締めの文章などを記載するマナーはなく、かしこまった挨拶をする必要がありません。
メールよりも気軽に使えるチャットツールですが、発言者の表情が見えず声のトーンが分からないチャットでは、細かいニュアンスが伝わりにくいというデメリットがあります。
ここでは、ビジネスチャットを使う時に気を付けたいポイントや、スムーズなやり取りをするための3つのコツをご紹介します。
書き方や絵文字の工夫
チャットでコミュニケーションをとる場合は、ビジネスメールのように堅い口調だけでは相手に冷たい印象を持たれてしまいます。
テレワーク時のチャットがうまい人は、適度に「！」マークや顔文字を使ったりして雰囲気をやわらげている人が多いです。
また、ダラダラと要点が伝わらない書き方ではなく、短くても伝わる文章力を身につける必要があります。
意図が間違って伝わらないように主語を明確にし、受け取った側も「〜ということですね」と意図を確認するようにして、誤解やディスコミュニケーションを防ぎましょう。
ポジティブな表現に言い換える
言い方を肯定的 (ポジティブ) な表現に言い換えるだけで、相手に与える印象は大きく変わります。
例えば、「○○日までにこの仕事をやってください」と命令するよりも、「○○までにこの仕事できますか？」といった確認の形をとったり、「このやり方ではいけない」ではなく、「他にこのようなやり方もあるので取り入れてみては」と書き換えたりすることで相手も素直に受け取れられます。
会社の独自ルールを決める
すぐにビジネスチャットをうまく使いこなせるようになる人もいれば、苦手な人もいるはずです。
会社で基本的なチャットのルールを決めておけば、お互いにストレスを感じずに気持ちよくコミュニケーションできます。
例えば、次のようなルールです。
・「今忙しいです」「検討中です」などのオリジナル絵文字を作る
・自分は即レスし、相手には即レスを求めない
・雑談用のチャットグループを設ける
個人のコミュニケーション能力にゆだねるのではなく、会社側である程度仕組みを作ることでテレワーク時でもスムーズな連携がとれるようになります。
このように、チャット独自のコミュニケーション方法があるので、うまい人のやり取りの仕方を観察して柔軟に取り入れると良いでしょう。
おすすめのコミュニケーションツール
テレワーク導入時に最低限用意すべきコミュニケーションツールは、オンライン会議システムとビジネスチャットツールです。
ここではリモートで仕事する時に必須のビジネスツールを紹介します。
オンライン会議システム
在宅勤務やコワーキングスペースなどでも相手の顔を見て話ができるのが、オンライン会議システムです。
多くの会社で利用されているのは、Zoom (ズーム) ・Google Meet (グーグルミート) ・Skype (スカイプ) などが一般的です。
ビジネスチャットツール
LINE (ライン) やMessenger (メッセンジャー) などのプライベート用チャットアプリではなく、会社規模で個人・グループ単位で使えるのが、ビジネスチャットツールです。
現在の主流は、Slack (スラック) ・Chatwork (チャットワーク) などです。
プロジェクト・タスク管理ツール
規模の大きい会社や沢山のプロジェクトを抱える企業であれば、プロジェクト管理ツールやタスク管理ツールもあると便利です。
ただ、コミュニケーションツールは海外のものが多く、なかなか導入が難しいと思っている事業主の方も多いかもしれません。
Trello (トレロ) ・Wrike (ライク) なども有名ですが、こちらは海外のツールなので日本の企業では少し使いづらいのが難点でした。
英語が苦手だったり、面倒な入力をしたくなかったりする方であれば、操作が簡単なRemo Labo (リモラボ) がおすすめです。テレワーク時の勤怠管理・仕事の進捗管理・残業時間のマネジメントが、1ヶ所で操作できます。
まとめ：簡単な工夫でテレワークのコミュニケーション不足は改善できる
ここまで、テレワークのコミュニケーション不足の課題を改善する方法として、リモート導入を成功している会社の事例や具体的なビジネスチャットのコツを紹介してきました。
まとめると、
・テレワークではオフィス勤務とは違ったコミュケーションへの配慮が必要
・コミュニケーション不足を改善するには積極的な情報共有が効果的
・オンラインツールの活用でコミュニケーション課題を改善できる
ということが分かっていただけたのではないでしょうか。
今起こっているコミュニケーションの問題は、在宅勤務やテレワークによって始まったわけではなく、これまで表面に見えていなかった問題が可視化されただけなのかもしれません。
テレワークではコミュニケーション不足になりがちと考えられていますが、実はチャットツールの使い方や相手への配慮を心がければ、オフライン時よりも頻繁に連絡を取りやすくなったとも言えます。
ちょっとした気遣いや工夫でコミュニケーション不足は改善できるので、今日から取り組んでみてはいかがでしょうか。
最近普及してきたテレワーク。まだまだ完全な導入は難しい状態です。今回解説したコミュニケーション面以外でもテレワークを導入する前に把握しておきたいことが沢山あります。以下の記事を合わせてチェックして、よりテレワークへの知見を深めてみてはいかがでしょうか。
・『【始める前に知っておくべき】テレワークのメリット・デメリット』
・『テレワークを導入するために必要なポイント。失敗しないためにはどうしたら良い？』
