在宅勤務の課題を解決!バーチャルオフィスとは?

昨年、テレワークを導入する企業が増えた事で耳にする機会が増えた「バーチャルオフィス」と言う言葉。

皆さんも一度は聞いたことがあるのではないでしょうか。

今回の記事では、バーチャルオフィスについてメリット・デメリットやおすすめツールを交えながら解説して行きます。

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バーチャルオフィス(仮想オフィス)ツールとは

バーチャルオフィス

バーチャルオフィスとは仮想オフィスツールとも呼ばれるもので、インターネット上に仮想の疑似的なオフィスを構築するツールの事です。

リモートワークやテレワークで問題視されている

 

『コミュニケーション不足』『雑談などがなくなり孤独感を感じる』『相手の姿が見えないので声をかけるタイミングがわからない』

 

などと言う課題を解決する機能が備わっている為、現実のオフィスにいるかのように気軽にコミュニケーションを取ることができるようになります。

リモートワークやテレワークの推進や業務効率化が期待できるため注目されているツールとなっています。

バーチャルオフィスツール導入のメリット

それでは、バーチャルオフィスツールを導入する事でどのようなメリットが得られることができるのでしょうか。

雑談やちょっとした会話が気軽にできるようになる

バーチャルオフィスツールを導入する事で得られるメリットの一つとして、オフィスで働いているときのように気軽な雑談やちょっとした会話がしやすくなります。

 

チャットツールを使用していても、相手が今どのような作業をしているのかが分かり難いため、何気ない会話や雑談はどうしてもしづらくなってしまいます。

バーチャルオフィスツールを使用する事で、他の人が話している会話に参加する事ができたりコミュニケーションを取りやすくなります。

 

自宅に居ながらオフィスで働いている時のような環境が整っている為、テレワークやリモートワークで孤独感を抱えている方にも最適です。

雑談の中からアイディアが浮かんだりすることにも期待できます。

生産性の向上に期待できる

バーチャルオフィスツールを導入する事で、話しかけたい相手が会議中であったり、話しかけても大丈夫かと言うステータスを確認する事が出来るため、「今、お時間大丈夫ですか」などの相手の状況を伺う時間を削減する事が出来ます。

話しかけても大丈夫な社員を可視化できることで、社内で複数人が回答できる質問などがある場合はすぐに返答をもらえるようになります。

 

このような非生産的な時間を大幅に削減する事ができ、生産性の向上に期待できます。

また、相手が会議中に電話をかけてしまったり…と言うことも避けられるようになるでしょう。

バーチャルオフィスツール導入のデメリット

大規模のチームには対応できない場合がある

導入するツールにもよりますが、現在あるバーチャルオフィスツールは~20名前後のチームに対応したサービスが多くなっております。

その為、大規模なチームの場合はツールのキャパシティを超えてしまう可能性があります。

数百人単位の大規模なチームの場合は部署ごとに導入するなどを検討する必要があります。

バーチャルオフィスツールの主な機能

バーチャルオフィスのは主に以下のような機能があります。

コミュニケーション機能

コミュニケーション機能は、

・チャット

・ボイスチャット

・ビデオチャット

などの機能を備えていることが多く見受けられます。

これらのチャット機能を状況によって使い分けることで、テレワーク時のコミュニケーション不足と言う課題を解決できるようになります。

テレワークと出社する人が混ざっている企業でも、全員がバーチャルオフィスツールを使用する事で、オフィスに居ても自宅にいても同じ場所に居るかのように業務を進める事が出来るでしょう。

座席・部屋(ルーム)機能

バーチャルオフィスツールの一番の特徴がこの部屋(ルーム)や座席機能です。

この機能はバーチャル空間に社員それぞれのアバターを配置して使う機能となっています。

この機能は誰がどこで何をしているか。またどの社員がどの人と会議や打ち合わせを行っているか一目で把握する事ができるようになるため、声をかけやすくなります。

オフィスや自宅、外出先などそれぞれが離れている別の場所にいても、同じ机で一緒に作業ができるようになります。

在席機能

チームのメンバーが在席中・離席中・休憩中なのかステータスを把握できるのがこの在席機能です。

この機能は自分が在籍時や離席時に手動で設定を行うものや、パソコンの稼働状況から自動でステータスを設定できるものなど様々です。

他の人の勤務状況がリアルタイムで把握できるので、チャットを送るタイミングなどが分かりやすくなります。

バーチャルオフィスツールおすすめ3選

Sococo

製品名:Sococo

価格:1ユーザー月額2500円

特徴:

・離れていても気軽に声をかけ合える

・フィスでも在宅勤務でも『一緒に仕事』ができるクラウドオフィスツール

・今お使いのWEB会議ツールと連携可能!

・用途や人数によって選べるオフィスレイアウトは70種類以上

・アプリのインストールは不要―ブラウザがあればすぐに使える!

https://www.telework-management.co.jp/services/tool/sococo/#sococo_06

Remotty

製品名:Remotty

価格:最大収容人数10名の場合20,000円

特徴:

・ 顔が見える

・自分の座席スペースがある

・周囲の声・つぶやきが見える

・会議がワンクリックで始められる

・カレンダー連携で予定がわかる

・入退室ログが見える

https://ja.remotty.net/

クラウドオフィスRISA

製品名:クラウドオフィスRISA

価格:要問合せ

特徴:

・髪型、目、口などのパーツを組み合わせて自分だけのアバターを作成

・別々の場所で働いていても同じ空間を共有し、そこにいるかのような臨場感を体験できるバーチャルオフィス空間

・高品質な音声通話とテキストチャット

https://www.risa.ne.jp/

まとめ

バーチャルオフィスツールはテレワークやリモートワークをするうえで必要不可欠なコミュニケーションの手助けをしてくれるツールになっています。

新しい働き方として、テレワークやリモートワークを導入する企業が増えてきた今、いかにテレワーク・リモートワークでの課題を解決するかが重要になってきています。

バーチャルオフィスツールはトライアル期間を設けているものもありますので、いろいろと試して自社の課題を解決できるようなツールを選択してみてはいかがでしょうか。

本記事が参考になれば幸いです。