テレワーク中のコミュニケーションでストレスを与えないコツ

新型コロナウィルスの影響もあり導入が広がるテレワーク。

そんなテレワークの課題の1つに「コミュニケーション」があります。

 

普段一緒に働くメンバーが何をしているか動きがが見えないので、連絡を取りづらい。

直接顔を見て話すことができないため、意思伝達が難しく感じる。

メールやチャットでのコミュニケーションでは、返信がいつ返ってくるかわからない…。

話したいタイミングで直接顔を合わせて簡単にとれていたコミュニケーションも、テレワークとなると全く質の異なるものとなります。

それを意識して行動しないと、場合によっては相手にストレスを与えてしまうこともあります。

今回はテレワーク中のコミュニケーションにおけるストレスの課題と、その解決策について解説していきます。

P&Cラボ

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テレワーク中のコミュニケーション

テレワーク コミュニケーション

テレワーク中のコミュニケーションの課題には主に次の4点があります。

・情報共有の不足やスピード感の低下

・メンバーの動きが見えないことによる連絡の取りづらさ

・一人で黙々と作業にあたる孤独感

・相手の表情や感情が読み取れないことによる意思伝達の難しさ

テレワークにはメリットが沢山ある反面、慣れない非対面でのコミュニケーションには課題が多々ありますね。

こういった課題によるストレスを避けるために、どのようなことに注意すれば良いのでしょうか?

テレワーク中にチームメンバー・同僚にストレスを与えないコツ

それでは、テレワーク中のコミュニケーションで相手にストレスを与えないためのコツを具体的に見ていきましょう。

お互いの状況はこまめに共有!

1つ目の課題である情報共有の不足やスピード感の低下を防ぐためには、以下の2点を心がけましょう。

・自分の業務の状況について積極的に共有する。

・メールやチャットはこまめにチェックする

まずは、情報共有不足による認識の相違が起こらないよう自分の業務の進捗等については積極的に共有しましょう。

お互いが今どんな業務にあたっているのかを把握することで業務もコミュニケーションも円滑になります。

 

また、主な連絡手段となるメールやチャットはこまめにチェックしましょう。

返信待ちで業務がストップしてしまっているメンバーもいるかもしれません。

スムーズに業務を進めるためにも、業務中はなるべく迅速な返信を心がけましょう。

スケジュールは共有カレンダーで可視化!

2つ目の課題であるメンバーの動きが見えないことによる連絡の取りづらさを防ぐためには、こちらを心がけましょう。

・共有カレンダーなどの活用

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを使えば、各自のスケジュールを簡単に共有することができます。

スケジュールを可視化することで、『何をしているか分からない』『電話で話したいが業務の邪魔にならないか心配』などといった不安を解消することができます。

メンバーが自分の状況を把握できるよう、カレンダーにはしっかりと自分のスケジュールを入力するようにしましょう。

Web会議と業務外の雑談で意思伝達をスムーズに!

3つ目の課題である一人で黙々と作業にあたる孤独感、4つ目の課題である相手の表情や感情が読み取れないことによる意思伝達の難しさへの対策としては以下2点をおすすめします。

・必要に応じてWeb会議を開催する

・ビジネスチャットなどを利用して業務外の雑談も行う

テキストでのやりとりや電話でのやり取りで上手く意思疎通が出来ないときはWeb会議を行いましょう。

 

今は便利なWeb会議システムが多々あり、とても簡単に開催することができます。

電話と違い複数人で同時に会話ができますし、やはり顔を見て話すことで意思伝達がしやすくなります。

また、ずっと一人で仕事をしているのが寂しいと感じる人も、Web会議で一緒に働くメンバーの顔を見て会話をすることで孤独感を和らげることができます。

Web会議は是非積極的にとり入れていきましょう。

 

また、ビジネスチャットなどで業務に関係のない雑談を行える場を設けることもおすすめします。

仕事の話をなるとどうしても堅苦しくなってしまうものです。

気軽に雑談ができる場があることで寂しさも払拭されますし、メンバー同士のコミュニケーションが促進され業務にも良い影響をもたらすはずです。

まとめ

今回は、テレワークで生じるコミュニケーションの課題とその解決策について解説してきました。

テレワークでのコミュニケーション不足はストレスになる他、生産性を大きく下げる要因にもなりかねません。

円滑に業務を進めるためにもしっかりとコミュニケーションをとることは重要ですね。

今回ご紹介した内容を参考に、テレワーク中のコミュニケーションをより良いものにして頂ければと思います。

また、同じくテレワーク中の課題の解決策として、テレワーク中のマネジメントの課題と解決策について、以下の記事で解説しています。

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