2021. 6. 21 リモートワーク

テレワークのやり方を徹底ガイド!導入する前に知っておくべき「システム方式」「成功のコツ」も紹介!

テレワーク導入を検討しているが、具体的なやり方が分からず、まだ踏み出せない企業は多い。本記事では、テレワークのやり方をイチから徹底解説。テレワーク導入を成功に導くコツも合わせて紹介していきます。

「テレワークを導入してもうまく機能するだろうか」
「そもそもテレワークの導入の仕方がイメージできない」
「テレワークの実施がうまく進まない原因は?」
テレワークを検討している方にこのような悩みを抱えている方もいると思います。

今回の記事はテレワークのやり方やテレワークの方式を理解し、効率的にテレワークを導入することを目的としています。
本記事を読めば、テレワークを始めるにあたって何から始めればよいのか、具体的なアクションが分かります。また、テレワークをうまく機能させるためのコツなども解説しているので、最後まで読んでみてください。

テレワークとは?


テレワークとは「tele(離れた場所)」と「work(働く)」を組み合わせた造語です。具体的には「ICTを利用し自由な時間や好きな場所で働く方法」を意味します。

テレワークによってオフィス以外での勤務が行われています。テレワークの主な勤務場所としては「在宅勤務」「モバイル勤務」「サテライトオフィス勤務」の3種類に分類されます。

導入する前に知っておきたい!テレワークのやり方とは?

まずはテレワークを実施する際のやり方について解説します。

テレワーク導入の目的を確認

テレワークを導入する前にテレワークを実施する目的を明確にする必要があります。なぜなら、企業や業種によってはテレワークの意義が異なるからです。

テレワークの導入目的として以下の項目が挙げられます。

・労働生産性を改善したい
・社員の労働時間を効率的に管理したい
・非常時や緊急時においても柔軟に対応できる事業形態にしたい
・事務所の費用を抑えたい
・場所に制限されずに優秀な人材を確保したい

自社の現状に照らし合わせて、どのような目的でテレワークを導入するのかを整理すると良いでしょう。

運営チームを構築する


会社全体でテレワークを導入する際には運営チームを結成する必要があります。なぜなら、十分な準備を怠るとテレワークの導入に失敗し全体の業務に支障が出てしまうからです。

運営チームはテレワーク導入における戦略・計画の策定・計画の実行管理などを担当します。特に「社内の制度の構築」「社内の情報システムの管理」「テレワーク時の教育・研修の用意」は重要な項目です。

テレワークの導入を円滑に行うために一定の権限を持った社員を選出することで推進力のある運営チームを目指しましょう。

テレワークに適している業務を把握する

テレワークに適している業務と適していない業務を事前に分類しましょう。

業務内容を整理し、現状の課題や必要な準備を明確にする必要があります。テレワークに適している業務と適していない業務、それぞれの特徴を分類しました。

テレワークに適している業務の特徴
・1人で作業を行える:エンジニア・ライター・デザイナーなどのクリエイティブ系
・成果が評価しやすい:資料作成・データ入力など、作業過程を見なくても評価しやすい業務
・セキュリティの面でリスクが少ない:テレワークは社外での作業がメインであるため、重要な情報が漏洩しにくい業務が最適

テレワークに適していない業務
・チームでの仕事が欠かせない業務:接客業・営業など対面でのコミュニケーションが求められる業務
・紙の資料を用いる業務:紙媒体の請求書などを取り扱う業務。オンライン上で情報伝達できる業務形態への切り替えが必要

全ての業務をテレワークに移行することは難しいので、可能な範囲でのテレワーク導入を行っていきましょう。

テレワーク時のルール作り

テレワーク導入時にはテレワーク用の社内ルールを作成することが重要です。なぜなら、会社内での作業では起こり得なかった問題が発生する可能性があるからです。

テレワーク時に設けておきたいルールの項目は以下の通りです。

・労働時間はどれくらいか
・労働場所はどこにするか
・どのような評価方法を採用するか
・通信費の負担は誰が負うのか
・労働者の健康をどのように管理するか
・テレワーク時の給与体系はどのようにするか
・セキュリティ管理をどのように徹底するか

企業として従業員が快適に勤務できる環境を提供する必要があります。企業はネット環境を整備するなど、自宅で快適に勤務できる環境づくりのサポートを実施しましょう。

テレワークの4つのシステム方式とは?


次にテレワークの4つのシステム方式をそれぞれのメリット・デメリットに触れながら解説します。

リモートデスクトップ方式

リモートデスクトップ方式とは会社外の端末から会社内の端末に外部からアクセスする方法です。この方法の特徴は社内の端末を外部から使用しているため、社外の端末にはデータが保存されないという点です。

リモートデスクトップ方式のメリット・デメリットは以下の通りです。

メリット
・セキュリティ面でのリスクが低い:重要な資料や機密情報などを外部に漏洩するリスクを回避できる
・手軽にテレワークが導入できる:大掛かりなシステムの開発や改修作業を必要としないので、導入コストが低い

デメリット
・インターネット環境によって作業効率が変わる:インターネット環境が不安定な状況であれば、オフィスと比べると操作性は低下してしまう
・OSのアップデート、端末の追加の対応が必要:OSのセキュリティバッチ適用やソフトウェアのバージョンの更新がしなければならない。また利用者が増えるごとに端末の追加作業を個別で対応する手間が生じる

仮想デスクトップ方式


仮想デスクトップ型方式(VDI)はデスクトップをサーバーに一元化し、リモートで操作できる環境を提供するシステムです。リモートデスクトップ方式との違いとしてサーバーにアクセスしなければならない点が挙げられます。

資料や録音音声といった社内情報はサーバー内で管理されるため、外部PCにデータが残らない点でセキュリティ面の安全性が高いです。一方で、社内にVDIがなければ導入コストが発生する点がデメリットです。

サーバーの使用人数やオンプレ型やクラウド型などの導入形式によって導入コストが変わるので、事前に調べておく必要があります。

クラウド型アプリ方式

クラウド型アプリ方式とは会議ツールや文書作成ツールなどのアプリケーションを活用することでテレワークを実施する方式です。具体的には「会計」「勤怠管理」「経費精算」「 営業支援」などの業務システムを導入することが可能です。

クラウド型の特徴は他の方式と比べて「ネット環境が作業の操作性に影響を与えない」点です。またOSを一括で管理できるためOSの管理の手間が軽減される点もメリットです。

反対にセキュリティ面では情報漏洩のリスクがある点に注意が必要です。仮にデータの保存先としてクラウドを選んでしまうと、端末に社内情報が保存され、情報が漏れる危険が生じます。

会社PC持ち帰り方式

会社PC持ち帰り方式とは会社のPCを持ち帰り自宅で作業を行う方式です。この方式ではネットワーク経由で社内にアクセスする際に「VPN」を利用するのが一般的です。

「VPN」は物理的に距離のあるお互いのLANを接続する役割を持っています。この「VPN」を活用することでインターネット上の情報漏洩の対策を講じることが可能です。

ただし、この方式ではオフィスから端末を毎回持ち帰らなければならない点が社員にとっての負担となります。さらに端末にトラブルが発生した場合、テレワークが実施できないというリスクもあります。

テレワークを成功させるためのコツ


最後にテレワークを成功させるためのコツを紹介します。

テレワークによるモチベーションのキープ

テレワークが導入されることで個人のモチベーションを維持することが難しくなります。なぜなら対面のコミュニケーションの機会が大幅に減ってしまうからです。

上司やチームメンバーとのコミュニケーションが全く生じなければ、テレワーク時に孤独感や倦怠感が生まれ仕事が捗らなくなってしまいます。モチベーションの低下を解決するために定期的に「社内交流」「勉強会」「オンライン会議」を導入すると良いでしょう。

ペーパーレスに移行していく

効率的なテレワークを実現するためには「ペーパレスへの移行」は重要です。ペーパレス化が進んでいないため、なかなかテレワークを導入できていない企業は多数存在します。

例えば、一般社団法人日本CFO協会が2020年に行った調査によると、テレワーク時の出社理由は「紙の書類の処理(請求書・証憑書類・押印手続・印刷)」であると報告されています。また企業がテレワークを導入できていない主な原因は「請求書や証憑などの紙の書類がデジタル化できていない(77%)」点にあります。

つまり、ペーパレス化に対応できるかどうかがテレワーク実現を左右するといっても過言ではありません。ペーパレス化を実現することで「業務の効率化」「維持管理費用の削減」「従業員の働き方の改善」などが期待できます。

タスク、スケジュールの共有

テレワークを導入することで日常でのやり取りが減るため、タスクやスケジュールの管理は重要です。テレワーク時には「社員がどのような業務を行なっているか」「社員の労働時間はどれくらいか」などの業務状況を把握することは難しいです。

Web上のタスクやスケジュール管理を徹底することが全体の業務の進捗を把握することに繋がります。社員の管理を助ける仕事管理ツールやタスク管理ツールを活用するのは有効なやり方の一つです。

まとめ


今回はテレワークを成功させるためのやり方を中心に解説しました。

テレワークを導入する前に「自社にどのような方式が適しているか」「テレワークの導入の妨げになっているものは何か」といった点を整理しましょう。

そうすることで効率的なテレワーク移行を実現することができます。