最近急激に注目を集めているリモートワーク・テレワーク。
でも、実際のところどうなの？と導入を渋っている方や、周囲の流れに合わせて導入はしてみたけれど、業務を効率化させる方法がわからない、とお困りの方も多いかもしれません。
今回は、そういった労務管理者の方に向けて、リモートワーク・テレワーク導入時に業務を効率化させるコツを4つにまとめて簡単に解説していきます。
リモートワーク・テレワーク導入で生産性は上がる？
そもそも、リモートワーク・テレワークを導入することで企業としての生産性は上がるのでしょうか。
結論から言ってしまいますと、リモートワーク・テレワークの導入で企業の生産性は上がります。
テレワークの導入は企業と従業員の両方にメリットがあるのです。
ここで簡単に、テレワークがもたらすメリットについて解説しておきます。
テレワークを導入することで、従業員にとっては通勤や家事にあてる時間が自由に使えるようになり、多様な働き方ができるようになります。
そのため、ワークライフバランスが向上し、今までの働き方では実現できなかった職場で働くことができるようになるのです。
結果として、企業にとっては、不足しがちな人材の確保や、離職率の低下など、安定的に労働力を得ることができます。
労働力が安定的に得られれば、今まで人材確保に割いていたコストを他の領域に回すことができるようになりますし、現場の従業員にとっても仕事が回しやすくなりますから、生産性の向上が期待できます。
テレワーク導入で業務効率化させるコツ4つ
テレワークを導入することで、企業と従業員の両方にメリットがあることは既に解説しましたが、とはいえテレワークを導入しただけですべての企業が自動的に生産性が上がるかというと、そうではありません。
テレワークに慣れていない職場で急にテレワークを導入すると、従業員が混乱してしまって一時的に生産性が落ちる可能性が高いです。
ここからは、テレワーク導入で業務を効率化させるコツ4つを順番に見ていきましょう。
クラウドなどのインフラ整備
テレワーク導入のコツの1つ目は、クラウドサービスなどの、オフィスにいなくても活用できるサービスのインフラ整備をしっかり行うことです。
例えば、非常によく利用されている代表的なクラウドサービスに、GoogleのG Suiteがあります。
メールサービスやオフィスソフト、オンラインストレージなど、必要なものが一通り揃っているクラウドサービスです。
その他、普段のオフィスでデスクトップパソコンを使っているという企業であれば、リモートデスクトップや仮想デスクトップのソフトであったり、自宅のパソコンでも安全に作業ができるようにセキュリティソフトを配布するなど、従業員がテレワークを支障なく行うためのインフラ整備は欠かさず行うようにしましょう。
コミュニケーションを欠かさない
テレワーク導入のコツの2つ目は、職場内でコミュニケーションを欠かさないことです。
ここで言うコミュニケーションというのも、テレワーク中は相手の顔を見て話すことが基本的にはできず、チャットやメールがメインになりますから、チャットやメールはこまめにチェック・返信を行い、なるべく相手にストレスを与えないように気を付けましょう。
また、チャットやメールといった文字ベースのやり取りは、自分が思っている以上に相手に伝わっている情報が少ないということに注意が必要です。
「これで伝わっているだろう」と簡単に済ませてしまうのではなく、普段より丁寧な説明を心がけてください。
加えて、必要に応じて、Web会議を行うことも大切です。
ZoomやWebexなどの専用ツールを活用して、相手の顔や声がわかる形でやり取りすることで、文面だけでは伝わらなかったコミュニケーションができるようになるはずです。
テレワークに適したタスクを割り振る
テレワーク導入のコツの3つ目は、テレワークに適したタスクを割り振ることです。
テレワークを導入したとしても、テレワークに向かないタスクばかり割り振っていては、業務の効率を落としてしまいます。
ここで言う「テレワークに向かないタスク」というのは、例えば何かしらの理由でオフィスで作業する必要があるものであったり、複数人で取り掛かるべきもの(長いミーティングを必要とするもの)であったり、成果物がわかりづらいものであったり、というタスクのことです。
逆に、どこであっても作業効率が変わらないもの、個人作業がメインになるもの、成果物が目に見えやすいもの、といったタスクはテレワークに向いたタスクと言えますので、テレワーク中はこういったタスクを中心的に割り振るべきです。
特に、成果物が見えづらいタスクを割り振ったことで、その従業員が評価されないということが起こるのは大きな問題です。
タスクの割り振りとその成果の把握は労務管理者の責務と捉え、テレワークの業務効率化のためによく考えて行いましょう。
勤怠管理ソフトを導入する
テレワーク導入のコツの4つ目は、勤怠管理ソフトを導入することです。
テレワークの導入時に障壁となりやすいのが、テレワーク中の従業員の勤怠状況が見えづらいということです。
それを解決してくれるのが、勤怠管理ソフトです。
勤怠管理ソフトには様々なものがあり、従業員がタイムカードの打刻代わりにソフトの操作を行うものや、従業員のパソコンにソフトをインストールしておくと自動でパソコンの操作が記録され、労務管理者のパソコンにその記録が送信されるものなどがあります。
弊社でも勤怠管理ソフトの「RemoLabo(リモラボ)」を提供しており、こちらは従業員のパソコンにソフトをインストールするだけで、労務管理者が従業員の勤怠状況を把握できるソフトとなっています。
こういったソフトを活用することで、テレワーク中の勤怠状況の透明性が増し、労務管理がグッと楽になるはずですので、ぜひご活用ください。
リモートワーク・テレワークを効率化させるコツ4つまとめ
今回は、リモートワーク・テレワークの業務を効率化させるコツ4つを簡単に解説してきました。
リモートワーク・テレワークは、導入するまでには少しハードルが高く感じられるかもしれませんが、導入することによるメリットも多く、今回ご紹介したようなコツを実践していただければ、業務の効率化も図れるため、ぜひ導入すべきです。
これからリモートワーク・テレワークを導入しようと考えている労務管理者の方は、今回の内容を参考にして、今後のリモートワーク・テレワーク導入に活かしてみてください。