リモートワーク・テレワーク時代のOJT課題や解決方法とは

新型コロナウイルスの影響で多くの企業が取り入れたテレワークやリモートワークと言う働き方。

テレワークを導入したことで新たな課題となった新人教育。

今回は、テレワークでの新人教育で課題となる問題や、その解決法などを解説していきます。

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テレワーク(オンライン上)でのOJTの課題は

オンライン OJT

それでは、テレワークでOJTを行うにあたり、具体的にどのような課題が挙げられるのでしょうか。

業務手順を観察・把握する事が難しい

オンライン上でOJTを行う際に、新人社員を注意深く観察する事は難しいとされています。

表情や顔色は勿論、業務手順や業務の進め方も把握する事が難しいため、人によっては効率の悪い進め方で業務を行っていたりしても、どこの作業に時間が掛かっているのかが分からない状態になってしまいます。

 

また、新人社員も周りがどのような手順で業務を進めているか等周囲を観察して業務プロセスを把握するということが出来ないため、口頭や資料のみの説明では対面でのOJTより理解するのに時間が掛かってしまう可能性があります。

気軽なコミュニケーションを取りにくい

オンラインでは対面時より気軽な声掛けをするのが難しいとされています。

社内でOJTを行っている際は、新人社員が周囲を見渡して上司を探している場合など、すぐに声を掛け適切にサポートをする事ができますが、オンライン上では対面ではすぐに対応できたことでも気が付くのに時間が掛かってしまう可能性があります。

 

また、業務に関係のない何気ない雑談などのコミュニケーションも対面時に比べると起きにくくなります。

新人社員からしても、ちょっとした質問や確認作業などもしづらくなるので、会社に馴染んだり慣れたりするのに少し時間が掛かる可能性があります。

孤独感を感じさせたりメンタルヘルスケアが必要になる

新型コロナウイルスの影響で、社内の歓迎会や飲み会などの集まりが無くなってきている為、入社してすぐにテレワークとなった場合は新人社員は上司や先輩従業員と会う機会もなく、新入社員同士がコミュニケーションを取る機会も減るため、対人関係やコミュニケーションに不安を感じてしまう可能性があります。

②でも触れましたが、気軽な雑談をする機会も減ってしまうため、慣れない新しい環境で働く新人社員が孤独感や不安を抱えない為にも、社内で対策を考える必要があります。

オンラインOJTでの課題解決のでのポイント

オンラインでのOJTをうまく進めるにはどのような対策が必要なのか、押さえておきたいポイントをご紹介いたします。

定期的な対話の機会を設定する

・毎週〇曜日は対話の日

・毎日〇時からは対話をする時間

のように、予め定期的に対話ができる時間を設けて、特に話すべき用事が無くても決めた時間にWEBカメラをオンにして必ず対話を実施します。

ただ要件の伝達や作業報告ではなく、短時間で良いので、困っていることは無いか、悩みはないかなど雑談を交えながら新人社員が話や相談をしやすい環境を作ることが大切です。

また、一対一のOJT以外にも社内の会議やお客様との打ち合わせにも参加してもらうようにし、新人社員に話題を振ることで社内メンバーやお客様と交流できる機会が増えることで、職場に馴染みやすくなると共に孤独感を感じることも緩和する事が出来るでしょう

ツールを導入する

テレワークを導入している企業は既にツールを導入している企業も多いと思います。

チャットアプリなどのコミュニケーションツールのほかにも、画面を共有してOJTを行う事が出来るWEB会議ツールなど、必要に応じて使用できる状態にしておくことが大切です。

テレワーク時に便利なツールは過去の記事でご紹介しております。

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課題を与えて進捗を確認するようにする

テレワークがメインの働きの場合、早々に新人社員に担当してもらう業務は限られてくると思います。

その場合、テレワークでもコンスタントに取り組めそうな難易度の課題や業務を与えるのが効果的です。

課題を与えた後は、放置をせず定期的にコミュニケーションを取り、進捗を確認するようにしましょう。

互いに顔が見えない分、こまめに連絡を取り合ったりフィードバックをする事が重要です。

役割・目標をを設定する

業務への理解や不安を解消させるためにも、新人には自分の業務の役割や目標を明確に伝える必要があります。

やる気があるのに何をしていいかわからない、やる事が無いというのは新人社員のモチベーションを低下させてしまい、最悪の場合離職のリスクも生まれます。

計画性をもってOJTを行うことが大切です。

言語化して分かりやすく伝える

オンライン上では対面と異なり、画面や資料を指さして「これ」「あれ」「そこ」などと言う指示代名詞を使用する事はできません。

どの画面を開くか、画面右や左、上から何番目か、などきちんと言語化して分かりやすく伝える必要があります。

オンライン上のOJTは、画面共有などの機能もありますが、音声以外に得られる情報が少ないため、従来の対面・口頭でのやり取り以上に分かりやすい表現・伝え方をする事が重要となってきます。

まとめ

新型コロナウイルスの感染拡大防止の為、テレワークを導入したり、オンライン上でOJTを行う企業が増えてきました。

働き方改革の一環として、今後も継続してテレワークやオンライン上でのOJTを行う企業も少なくはないでしょう。

その為、企業はオンライン上でいかにうまくOJTを行えるかを考え、行動をする必要があります。

今回紹介したポイントを踏まえ、オンライン上でも円滑に分かりやすいOJTを行えるように環境を整えましょう。