2021. 7. 30 勤怠・労務

テレワーク導入では就業規則も変更すべき!社員から理解が得られる就業規則を作りましょう。

テレワークは導入する前に就業規則を変更する準備が必要です。テレワークと今までの働き方は全くと言っていいほど違うからです。本記事では、テレワーク前に就業規則を変更する必要性や注意点を徹底解説。

昨今、テレワークは企業にとって欠かせないワーキングスタイルです。特に、新型コロナウイルスの流行により、より一層企業はテレワークを普及する必要を迫られました。

しかし、テレワーク導入で問題になるのが「就業規則」です。就業規則は会社に出勤する前提で規則が作られているので、テレワーク導入となると規則自体が変わってきます。

その場合、就業規則を変更する必要があるのでしょうか。
本記事では、テレワーク導入の際に就業規則を変える必要性、そして注意点を主に解説していきます。

テレワーク導入の際、就業規則を変える必要性はあるのか


結論として、会社に出社して仕事をする通常の労働時間とテレワーク導入時の労働時間に変更がなければ、既存の就業規則のまま業務をして問題ありません

しかし、テレワークを導入して社員の労働時間が変わる場合は、就業規則を変更する必要があります

以下は厚生労働省が作成したテレワークマニュアルからの抜粋です。

通常勤務とテレワーク(在宅勤務、サテライトオフィス勤務及びモバイル勤務をいう。以下同じ。)において、労働時間制度やその他の労働条件が同じである場合は、就業規則を変更しなくても、既存の就業規則のままでテレワーク勤務ができます。

しかし、例えば従業員に通信費用を負担させるなど通常勤務では生じないことがテレワーク勤務に限って生じる場合があり、その場合は、就業規則の変更が必要となります。
出典:「テレワークモデル就業規則〜作成の手引き〜」

就業規則を変える際にやるべきこと

就業規則を変える際にやるべきことは下記の通りです。

・現行の就業規則とテレワーク時の就業規則に違いがあるか確認
・テレワークの対象者の選定、できない人の処遇
・経費や通勤費などの負担
・報告の問題
・服装のルール

上記のような、会社で働く上での就業規則をテレワーク用の就業規則に変更する必要があります。

しかし、就業規則を変更するとなると、その後の会社での運用が大変です。就業規則を変更せず、別の就業規則として作成することもできます。

一般的な企業では「テレワーク時の就業規則」として、作成されています。作成後、企業の管轄内である労働基準監督署へ提出して、労働基準監督署から承認が出たら規則変更可能となります。

なぜ、就業規則を変える必要があるのか


なぜ、就業規則を変更する必要があるのかというと、変更をせずにテレワークに移行すると色々と面倒なことになるからです。具体的に下記で解説していきます。

就業の時刻・場所が変わる

テレワークを導入すると、会社ではなく自宅やカフェなど様々な場所が仕事場となります。

就業規則に、PCなどのハードウェアや会社のソフトを使用するのは会社内でのみ使用するという規則があれば、会社外では使用できません

就業時間が変わる社員も存在します。今まで夜勤やフレックスで働いていた人がもしテレワークになった場合に、時間の規則が変更されないと労働基準法違反になってしまいます。

テレワークでは、このように会社での働き方との相違点が多く生まれるので、就業規則も変更する必要があるのです。

人事評価制度の確認・変更

テレワークを導入するに当たって、1番難しいのが人事評価制度です。人事評価制度はあらゆる側面から社員の評価をする必要性があります。

・結果
・積極性
・リーダーシップ
・協調性
・社内での態度

他にも様々な部分で社員一人ひとりを評価しなくてはなりません。しかし、テレワークになると、社員一人ひとりの姿は見れず、声や画面を通しての顔でしか認識できません。

その状況で社員達を評価するのは人事のプロとはいえ、極めて難しいことです。

社員それぞれを正当に評価するのであれば、テレワーク時の人事評価制度を変える必要があります。人事評価は社員の給料に直結してくるので、テレワークが正当に評価されないのは重要な問題です。

テレワークという全く違う働き方に対して、通常の出勤するスタイルの人事評価は通用しないので、社員のためにも人事評価制度は見直す必要があります。

情報セキュリティの規定を設ける必要あり

テレワーク導入の際に、必須となるのがPCやITツールの持ち出しです。少なくともPCがなければ、テレワークで仕事はできません。
しかし、PCの持ち出しは、企業側にとってリスクも伴います。

情報セキュリティは会社にとって財産です。これが漏洩すると、会社にとっては大きな損失になってしまいます。以前カフェでテレワークをしていた男性のPCから何者かによって、情報が抜き取られた事件もあったそうです。

情報セキュリティは企業にとって重要ですが、社員が意外に甘く見る可能性があるので、情報セキュリティの規定は設けた方がいいでしょう。
情報漏洩は最悪の場合、会社の売り上げを大きく落とす可能性があるので、就業規則変更時に細心の注意を払いましょう。

経費精算の基準


経費精算に関しても通常の就業規則と、テレワーク時の規則が違う場合があります。例えば、以下の例です。

・在宅勤務時での光熱費・食費
・カフェで仕事をした際の経費
・その他テレワークで必要な物を購入した際の経費

テレワークではオフィスが家になるので、家での光熱費や食費がいつもよりかかるのは間違いないです。その際に光熱費や食費が経費になるのか、ならないのかが基準となります。

大手の企業では、テレワーク手当という名目でいくらからの金額が振り込まれるシステムがあります。

しかし、ほとんどの企業では、支払われていないことが多いのではないでしょうか。

全ての金額を支払うことは難しいかもしれないですが、企業も在宅で仕事をしてもらう場合、テレワーク手当などを活用することをおすすめします。

社員の健康管理・災害時の対応

テレワーク時に重要な取り決めの1つとして、連絡体制があります。テレワーク中は、上司が社員一人ひとりの様子を確認できません。

もちろん、定期的なテレビ会議や、電話などで確認はできます。しかし、雑談などのコミュニケーションは減っていくでしょう。

社員一人ひとりの健康状態を把握するのも大切なので、上司は「仕事抜きの雑談」という形で、社員一人ひとりの健康状態をヒアリングするのをおすすめします。

また、災害時の対応や安否確認はもっと困難になるでしょう。通常の出勤体制であれば、上司に電話やメールで連絡は行きますが、テレワーク時だと自宅にいるので連絡がこない場合があります。

もしものことがあった場合の安否確認は非常に重要なので、テレワーク導入時には連絡体制はしっかり整えておきましょう

就業規則を変える時の注意点


テレワークでは新しい就業規則に従う必要があります。就業規則が変わる、ということは社内のルールが変わるということです。1番の影響を受ける社員達が納得のいく就業規則を制定する必要があります

テレワーク対象者に変更点を説明する

就業規則で1番大切なのは、テレワーク対象者に変更点を説明することです。テレワークで仕事をするのは社員です。

何も説明がないと、どんな規則になったのか、規則がどのように変更になったのかを社員は把握できません。

社員がやるべき勤怠管理や定期的な進捗報告、情報漏洩防止などに関して規則の変更をきちんと説明し、安心安全にテレワークを導入していきましょう!

テレワーク対象者と非対象者で差がないようにする

業種によってはテレワークができる社員とできない社員が存在します。

・飲食業
・運送・倉庫業
・接客業
・医療従事者
・建設業

上記はほんの一例です。本社の勤務や営業部や総務・経理系の部署であればテレワークは可能です。

しかし、現場で仕事をする人にとってテレワークは不可能です。特に、上記の職種は人がいてこそ成り立つ仕事なので、テレワークは不可能に近いでしょう。

そこで発生するのはテレワークができる人と、できない人での「不平等」です。この差を埋めることが企業にとって取り組むべき問題です。

例えば、新型コロナウイルスが流行している中、最前線の現場で働いてくれている人たちに手当を支給するなども可能です。
テレワークをしている人たちにも何かしらの形で手当を出すのも良いのではないでしょうか。
テレワークによって、働き方が人によって様々なことによるこの差を埋めるのも、企業の責務ではないでしょうか。

ICTツール導入で社員のテレワークをサポート!


テレワークでは、就業規則を変更するだけでなく、ICTツールも導入しましょう。これによって、社員のテレワークをより厳格かつ簡単に管理できるようになります。

これまでとは全く異なる働き方であるテレワークには、勤怠管理や連絡手段、コミュニケ―ションなど今まで想定していなかったような問題が多く発生します。そのような問題を簡単に解決できるのがICTツールなのです。
ここでは、数あるICTツールの中でも、格安で導入できる「リモラボ」を紹介していきます。

格安で導入できる「リモラボ」


リモラボはテレワークをする上で、必要なものが全て揃っているICTツールです。驚きなのは、その安さです。メリットを含めて、下記で説明していきます。

・勤怠管理がシンプル
・社員ひとりひとりの勤務状況が把握できる
・残業時の把握・抑制
・社員ひとりひとりの生産性を把握できる
・3ヶ月無料・110円/月(1人あたり)という安さ

リモラボは3ヶ月間、無料で使用できます。3ヶ月間使用して、社員に浸透しなければ、別のツールを使うことも可能です。

特に驚きなのは先ほども説明したように、コストが1人あたり、110円/月ということです。この金額はテレワークICTツールの中でもトップクラスを誇る安さです。

テレワーク導入で企業にとって問題になるのは、ICTを導入する際のコストです。リモラボは破格の金額で、3ヶ月無料で使用できます。

テレワーク導入でICTツールに悩んでいる企業は一度試してみてはいかがでしょうか。
リモラボの無料お試しはページ上部の『無料で試してみる』からどうぞ。

まとめ


テレワーク導入で就業規則を変更することは非常に大切です。
しかし、今までとは全く違う働き方であるテレワークに合わせた就業規則は、既存の就業規則とは違うモノになるでしょう。

就業規則を変更する際は、影響を1番に受ける社員達から理解が得られるような規則にするべきです。
特にテレワークの社員とそうでない社員に差が生まれないような規則を設定しましょう。