勤怠管理に欠かせない勤怠表ですが、保管期間や怠った場合の罰則をご存じでしょうか。勤怠表はとても重要なものであり、取り扱いにも注意しなければいけません。今回は、勤怠表の保管や保管期間について紹介します。
勤怠表について
勤怠表はどのようなものか、詳しく紹介します。
勤怠表とは？
勤怠表とは、従業員の勤怠状況を記録した書類のことです。出退勤時刻や欠勤理由、休日出勤などを記録するため、給与を計算する際に必須です。勤怠表の作成は法律で定められたルールを守り、正確に行わなければなりません。
勤怠表を作成する理由
勤怠表を作成する理由は、従業員の労働時間を把握し、適切に給料を支払うためです。勤怠表の作成は、労働基準法第108条で義務付けられています。
勤怠表の作成を怠った場合
勤怠表の作成を怠った場合、賃金台帳調整義務違反で30万円以下の罰金が科せられます。勤怠表の作成を怠ると、従業員に給与が適切に支払われなかったり、残しておくべき情報が抜けてしまったりするので必ず守りましょう。
勤怠表に必要な項目とは
勤怠表に必要な項目は、以下の通りです。
● 出勤時間
● 退勤時間
● 時間外労働時間
● 休日出勤日数
● 早退
● 欠勤
● 遅刻
● 有休消化日数
● 有休残日
勤怠表に必要な項目は決まっていますが、決まった形式はありません。
（出典：労働基準法 | e-Gov法令検索）
勤怠表の保管について
ここでは、勤怠表の保管について紹介します。
勤怠表を保管する理由
勤怠表の保管は、労働基準法第109条で定められています。保管期間は5年間です。以前は3年間でしたが、令和2年の法改正によって変更されました。従業員にとって給与や社内実績に関わる重要な書類なので、確実に保管しなければなりません。
従業員とのトラブルを防ぐため
従業員とのトラブルを防ぐためにも、勤怠表の保管は重要です。勤怠表が保管されていなければ、トラブルが発生した際に対応できません。証拠としての役割も果たすため、法律を守ってしっかりと保管しましょう。
保管期間が経過した場合は処分してもよい
勤怠表の保管期間が経過した場合は、情報漏洩に注意すれば、処分しても問題ありません。通常のゴミと同じように処分するのではなく、機密文書の処理方法に従い、適切に処分しましょう。
（出典：労働基準法 | e-Gov法令検索）
まとめ
勤怠表は従業員の給与や、社内実績にかかわる重要な書類です。法律に従って、正確に記録し保管しなければなりません。また、書類を破棄する際は、情報漏洩にくれぐれも注意しましょう。
