【始める前に知っておくべき】テレワークのメリット・デメリット

【始める前に知っておくべき】テレワークのメリット・デメリット

在宅勤務の未経験者や、テレワークの導入を検討している事業主の方の中には、以下のような不安や悩みを抱えている方がいらっしゃるのではないでしょうか。

「そもそもテレワークを導入するメリットってあるの?」
「テレワークで失敗しないためにどうすればいいの?」

ここでは、そんな疑問や不安に対してテレワークのメリット・デメリットを企業側・従業員側それぞれの視点で検証し、課題解決方法をご紹介します。

企業にとってのテレワークのメリット

企業側におけるテレワークの導入メリットは次の4つです。

通勤費・オフィスコストの削減

テレワーク導入の最も大きなメリットは、従業員の通勤にかかる交通費とオフィスの維持費用を抑えられることです。
出社する人数が減ると通勤費だけでなく、デスクや椅子などの設備投資費の削減にもなります。
また、照明や空調を使用する時間も減り、結果的に光熱費の削減にもつながります。
平成23年の総務省の電気消費量データによると、テレワーク導入でオフィスのICT機器・空調設備・照明を合わせて3.82kWhから2.15kWhに、約43%削減可能と試算が出ています。
テレワーク下での電気消費量データ
(出典:総務省『情報統計データベース』- 節電対策としてのテレワーク

優秀な人材の獲得

テレワークで従業員が最も効率の良い働き方を選択できるようになれば、より優秀な人材の獲得につながるでしょう。離職率が改善することで採用コストの削減にもなります。
また、先進的な取り組みを行っている企業としてイメージアップにもなり、新しい人材の採用も期待できます。

非常事態での事業継続性

新型コロナウィルスのパンデミックや緊急事態宣言、または地震などの自然災害・大火災・テロなどが起こった際に事業を継続するための取り組みを、BCP (事業継続計画) といいます。
オフィスに出社しなくても業務の一部を継続できるテレワークの体制があると、事業継続と早期復旧が可能になり、企業の損失を最小限にとどめることができます。

企業変革の促進

テレワークのためにペーパーレスやICT化を積極的に取り入れることで、ビジネスを取り巻く環境の変化に対応し、企業変革を促進できるというメリットがあります。
印刷物で保管していたデータをクラウドで管理したり、資材消耗品費と保管のための人件費を削減したりして新しい企業体制を確立し、コスト削減と事業拡大を目指すきっかけとなります。

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従業員にとってのテレワークのメリット


企業側だけでなく、従業員側もテレワークで3つのメリットを享受できます。

ワーク・ライフ・バランスの実現

テレワークで時間や場所に縛られずに仕事できるようになると、家族や友人と一緒に過ごす時間、育児・介護・自己研鑽などに使える時間を増やせます。
ワーク・ライフ・バランスの満足度が向上し、仕事へのモチベーションアップにもなります。

仕事効率が良くなる

テレワークの導入によって通勤や長時間労働から解放されるため、仕事だけに集中できる環境ができます。
一般的にWeb会議を行うと無駄話がなくなり、1時間のミーティングが30分で済むと言われており、余計なコミュニケーションをしなくて良い分、仕事効率は上がるでしょう。

自己管理能力の向上

在宅勤務など1人でおこなうテレワークでは、自律的に仕事を進める能力が必要です。
そのため、必然的に従業員自身がスケジュールやタスクを管理できるようになります。

社会全体にとってのテレワークのメリット

テレワークは、企業や個人だけでなく社会全体にとってもメリットがあり、次の3つの問題を改善できると考えられています。

・環境問題
・労働人口減少
・雇用創出

環境問題への対策になる

家庭用の照明や空調はオフィスで使用しているものよりも電力消費量が小さいため、在宅勤務による家庭の電力消費量の増加を考慮したとしても、オフィス・家庭全体で電力消費量は、一人当たり14%削減可能と発表されています。
(参考:総務省『情報統計データベース』- 節電対策としてのテレワーク

労働人口減少への対策になる

少子高齢化で労働人口が減少する日本では、働き方の改善が重要課題です。
テレワークで場所にとらわれない働き方を選択できると、育児や介護、配偶者の転勤などのために仕事を諦めざるを得なかった人や、地方在住で雇用のチャンスが少ない人でも能力次第で働けるようになります。

雇用創出

総務省の人口移動報告書によると、2021年の3大都市への転入は13.5万人を超え、転出よりも転入が多い「転入超過」の状態です。
テレワークで地方在住でも同等の雇用のチャンスが生まれると、全国的な雇用創出につながります
(参考:総務省統計局『住民基本台帳人口移動報告 2021年 (令和3年) 3月結果』

テレワークのデメリットと課題

テレワークを経験した人の3割は特に問題はないとする一方で、デメリットや問題点を感じている人が半数以上います。

従業員側のデメリット・課題

従業員側が感じているデメリットは次の2つです。

  • 仕事とプライベートの切り替えができない
  • 長時間労働になりやすい

コワーキングスペースやシェアオフィスではなく自宅で作業する場合、家族がいるためオン・オフを切り替えることが難しいと感じる人も少なくありません。
逆に仕事モードで集中しすぎてしまうと作業を終わらせるタイミングを掴めず、ダラダラと仕事してしまうことも課題の一つです。

企業側のデメリット・課題

企業側のデメリットと課題は次の2つです。

  • 労働時間の管理・人事評価の難しさ
  • コミュニケーション不足の問題

会社に出勤して打刻をすることが無いため、リモートで長時間労働をしている従業員を管理・指導しづらいというデメリットがあります。
また、顔を合わせて直接話をする機会が減るため、テレワークにおけるコミュニケーション不足は企業にとって大きな課題です。

テレワーク課題の解決策はこれ!


テレワーク導入を成功させるために役立つ課題の解決策を6つご紹介します。

仕事とプライベートの切り替えは「仕事スペース」と「時間管理」で行う

従業員自身ができる解決策は、集中できる仕事スペースを確保することと、スケジュール・タスク管理で時間を決めて作業することです。
企業側としては、従業員が業務から離れる中抜け時間に対して、始業時刻の繰り上げ・終業時刻の繰り下げ・時間単位の年次有給休暇ルールなどを取り決めることもおすすめです。

コミュニケーション不足は定期的なオンライン会議で解消

定期的に上司・部下・同僚との1on1ミーティングをしたり、チームごとのオンライン会議の時にビデオONで話したりして、お互い顔を見ながら仕事の進捗や困っていることを話すと効果的です。
また、チャットやメールでのコミュニケーションは、口頭よりも冷たい印象を与えがちなので、いつも以上に相手への配慮・感謝・お礼を積極的に伝えるように意識すると良いでしょう

スケジュールやタスクは管理ツールを活用する

自分自身で時間を管理をするのが苦手な人でも、下記のようなスケジュール管理ツールやタスク管理ツールを活用すれば、自律的に仕事を進められるようになります

  • Google カレンダー(スケジュール管理)
  • Asana(プロジェクト・タスク管理)
  • Trello(プロジェクト管理)
  • Notion(ドキュメント・タスク・プロジェクト管理など)

労働時間は勤怠管理ツールで管理する

厚生労働省が推奨するテレワークのガイドラインでは、労働時間を記録するための2つの方法をあげています。

  • 労働者がテレワークに使用する情報通信機器の使用時間記録を記録する
  • サテライトオフィスへの入退場時刻を記録する

このためには、労働者側からの自己申告だけでなく、パソコンの利用状況などで労働時間を管理できる勤怠管理ツールの導入が必要です

人事評価

人事評価については、企業側・従業員側どちらも不安を抱えています。
実務的な成果の評価だけでなく、オンラインの1on1ミーティングを行うなどして適切に人事評価するようにしましょう
業務に対してかけた時間を記録したり、業務内容を日報として報告させたりすることも業務遂行能力を測る手立てになります

セキュリティ対策

テレワーク時のデータ共有はクラウドサービスを活用する会社が多く、たとえば次のようなものが挙げられます。

これまで社内のネットワークで行っていたセキュリティ対策をオンラインでも実施できるよう、認証機能やウィルスチェック機能を強化する必要があります

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テレワーク導入で失敗しないためには?

テレワークを始めるときに大切なのは、メリットとデメリットを把握し、改善しながら進めていくことです。
勤怠管理のシステム構築やオンラインツールの導入だけでなく、テレワークに対応できない業務を担当する従業員のフォローをどうするかなど細かな配慮が、失敗しないためのポイントです。
そのためには経営者側の独断で導入を進めるのではなく、従業員の意見を吸い上げながら全社一丸となって取り組んでいきましょう。

まとめ:メリットを活かしデメリットを改善することが重要

ここまで、テレワークのメリットとデメリット、課題解決方法についてご紹介してきました。
まとめると、

  • テレワークは企業・従業員・社会にとってメリットが多い
  • デメリットを認識する事で課題が見えてくる
  • 課題解決のためには企業・従業員一丸となるべき

以上3点が重要になることをおわかりいただけたのではないでしょうか。
テレワークを継続していくためには労務管理制度の整備やオンラインツールの活用がは必須です。
まだまだ課題の多い働き方ですが、企業と従業員が協力して問題解決に取り組めば解決できるでしょう。

【参考】
総務省『情報統計データベース』- 節電対策としてのテレワーク
総務省統計局『住民基本台帳人口移動報告 2021年 (令和3年) 3月結果』
Google カレンダー
Asana
Trello
Notion
Google ドライブ
Dropbox
Fileforce
Notion
Box

テレワーク導入の際に起こる3つの問題点とは?改善策も紹介
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